Executive Order  No. 615: Promoting Access to Government Services and Information by Identifying and Minimizing Language Access Barriers

WHEREAS, the Healey-Driscoll Administration is dedicated to ensuring that all persons have equitable access to government benefits and services;

WHEREAS, Massachusetts residents speak a wide diversity of languages, with one in four Massachusetts residents speaking a language other than English at home;

WHEREAS, language can pose a barrier to accessing important benefits and services, understanding and exercising important rights, and understanding information provided by state programs and activities;

WHEREAS, in many instances the law, including Title VI of the Civil Rights Act of 1964 and other laws, requires that adequate language access be provided, and the Healey-Driscoll Administration is committed to complying with those requirements; and

WHEREAS, executive department agencies have promoted, and must continue to promote, equitable access to government services and information by identifying and addressing language barriers in their programs and operations.

NOW, THEREFORE, I, Maura T. Healey, Governor of the Commonwealth of Massachusetts, by virtue of the authority vested in me by the Constitution, Part 2, c. 2, § I, Art. I, do hereby order as follows:

Section 1.  It shall be the policy of the executive department to make programs, services, and information accessible for individuals with limited English proficiency.

Section 2.  Within 30 days of this Order, each executive department agency shall designate, and identify to the Governor’s Office of Access and Opportunity, a Language Access Coordinator.  Such Coordinator shall assist the agency head in complying with the agency’s responsibilities under this Order. 

For purposes of this Executive Order, the term “executive department agencies” includes any executive office of the Commonwealth, as defined by section 2 of chapter 6A of the General Laws, and any agency, bureau, department, office, or division of the Commonwealth within or reporting to such executive office.

Section 3.  Within 120 days of this Order, each executive department agency shall develop, and submit to the Governor’s Office of Access and Opportunity, a Language Access Plan. 

1. Such plans shall address but not be limited to the following topics:
   1. The agency’s assessment of the degree to which its programs and services serve individuals with limited English proficiency;
   2. The agency’s assessment of the languages spoken by individuals with limited English proficiency who are served by the agency;
   3. The agency’s current policies and practices with regard to the translation of agency documents and the provision of translation services;
   4. The degree to which the agency’s current staff are capable of delivering services in languages other than English and serving as interpreters;
   5. The agency’s identification of specific actions and policy changes, with deadlines and responsible personnel, for reducing language access barriers in its programs and services; such actions and policy changes may include the translation of documents, the provision of translation services, and the hiring of individuals who speak languages spoken by the populations served by the agency; and
   6. Other topics as may be identified in guidance issued by the Governor’s Office of Access and Opportunity.
2. In developing its Language Access Plan, the agency shall:
   1. Consult sources of data including the most recent data available from the United States Census Bureau;
   2. Consult with community-based organizations that provide services to the populations served by the agency; and
   3. Consult prior Language Access Plans developed by the agency, including those developed based on the October 12, 2012 Administrative Bulletin from the Executive Office of Administration and Finance, “Language Access Policy and Implementation Guidelines.”
3. The Governor’s Office of Access and Opportunity shall review each Language Access Plan.  Each agency shall issue a finalized Language Access Plan within 30 days of receipt of comments from the Governor’s Office of Access and Opportunity.

Section 4.  Every 2 years after the issuance of its most recent Language Access Plan, each executive department agency shall develop a revised Language Access Plan.  Such plan shall follow the provisions of section 3, and shall further assess the agency’s progress in implementing actions identified in its prior Language Access Plan.

Section 5.  Within 45 days of this Order, the Governor’s Office of Access and Opportunity shall provide guidance to each Language Access Coordinator on the development of and process for submitting Language Access Plans.  

Section 6.  This Executive Order shall take effect immediately and shall continue in effect until amended, superseded, or revoked by subsequent Executive Order.

Español

CONSIDERANDO, que la Administración Healey-Driscoll se dedica a garantizar que todas las personas tengan acceso equitativo a los beneficios y servicios gubernamentales;

CONSIDERANDO que los residentes de Massachusetts hablan una amplia diversidad de idiomas, y uno de cada cuatro residentes de Massachusetts habla un idioma distinto al inglés en su hogar;

CONSIDERANDO que el idioma puede representar una barrera para acceder a beneficios y servicios importantes, comprender y ejercer derechos importantes y comprender la información proporcionada por los programas y actividades estatales;

CONSIDERANDO que, en muchos casos, la ley, incluido el Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y otras leyes, exige que se proporcione un acceso lingüístico adecuado, y la Administración de Healey-Driscoll se compromete a cumplir con esos requisitos; y

CONSIDERANDO que las agencias del departamento ejecutivo han promovido y deben continuar promoviendo el acceso equitativo a los servicios e información gubernamentales identificando y abordando las barreras del idioma en sus programas y operaciones.

AHORA, POR LO TANTO, yo, Maura T. Healey, Gobernadora del Commonwealth de Massachusetts, en virtud de la autoridad que me confiere la Constitución, Parte 2, c. 2, § I, art. Por la presente ordeno lo siguiente:

Sección 1. Será política del departamento ejecutivo hacer que los programas, servicios e información sean accesibles para personas con dominio limitado del inglés.

Sección 2. Dentro de los días posteriores a esta Orden, cada agencia del departamento ejecutivo designará e identificará ante la Oficina de Acceso y Oportunidad del Gobernador un Coordinador de Acceso Lingüístico. Dicho Coordinador ayudará al jefe de la agencia a cumplir con las responsabilidades de la agencia según esta Orden.

Para los fines de esta Orden Ejecutiva, el término “agencias del departamento ejecutivo” incluye cualquier oficina ejecutiva del Commonwealth, según se define en la sección 2 del capítulo 6A de las Leyes Generales, y cualquier agencia, oficina, departamento, oficina o división del Commonwealth. dentro o reportando a dicha oficina ejecutiva.

Sección 3. Dentro de los días de esta Orden, cada agencia del departamento ejecutivo deberá desarrollar y presentar a la Oficina de Acceso y Oportunidad del Gobernador un Plan de Acceso Lingüístico.

1. Dichos planes abordarán, entre otros, los siguientes temas:
   1. La evaluación de la agencia del grado en que sus programas y servicios atienden a personas con dominio limitado del inglés;
   2. La evaluación que hace la agencia de los idiomas hablados por personas con dominio limitado del inglés que son atendidos por la agencia;
   3. Las políticas y prácticas actuales de la agencia con respecto a la traducción de documentos de la agencia y la prestación de servicios de traducción;
   4. El grado en que el personal actual de la agencia es capaz de brindar servicios en idiomas distintos del inglés y servir como intérpretes;
   5. La identificación por parte de la agencia de acciones específicas y cambios de políticas, con plazos y personal responsable, para reducir las barreras de acceso al idioma en sus programas y servicios; dichas acciones y cambios de políticas pueden incluir la traducción de documentos, la prestación de servicios de traducción y la contratación de personas que hablen los idiomas hablados por las poblaciones atendidas por la agencia; y
   6. Otros temas que puedan identificarse en las directrices emitidas por la Oficina de Acceso y Oportunidad del Gobernador.
2. Al desarrollar su Plan de Acceso Lingüístico, la agencia deberá:
   1. Consultar fuentes de datos, incluidos los datos más recientes disponibles de la Oficina del Censo de Estados Unidos;
   2. Consultar con organizaciones comunitarias que brinden servicios a las poblaciones atendidas por la agencia; y
   3. Consulte los Planes de Acceso Lingüístico anteriores desarrollados por la agencia, incluidos aquellos desarrollados con base en el Boletín Administrativo del 12 de octubre de 2012 de la Oficina Ejecutiva de Administración y Finanzas, “Política de Acceso Lingüístico y Pautas de Implementación”.
3. La Oficina de Acceso y Oportunidad del Gobernador revisará cada Plan de Acceso Lingüístico. Cada agencia emitirá un Plan de Acceso Lingüístico finalizado dentro de los días posteriores a la recepción de los comentarios de la Oficina de Acceso y Oportunidad del Gobernador.

Sección 4. Cada años después de la emisión de su Plan de Acceso Lingüístico más reciente, cada agencia del departamento ejecutivo desarrollará un Plan de Acceso Lingüístico revisado. Dicho plan seguirá las disposiciones de la sección 3 y evaluará aún más el progreso de la agencia en la implementación de acciones identificadas en su Plan de Acceso Lingüístico anterior.

Sección 5. Dentro de los días posteriores a esta Orden, la Oficina de Acceso y Oportunidad del Gobernador brindará orientación a cada Coordinador de Acceso Lingüístico sobre el desarrollo y el proceso para la presentación de Planes de Acceso Lingüístico.

Sección 6. Esta Orden Ejecutiva entrará en vigor inmediatamente y continuará vigente hasta que sea modificada, reemplazada o revocada por una Orden Ejecutiva posterior.

Português

CONSIDERANDO QUE a Administração Healey-Driscoll se dedica a garantir que todas as pessoas tenham acesso equitativo aos benefícios e serviços do governo;

CONSIDERANDO QUE os residentes de Massachusetts falam uma grande diversidade de idiomas, com um em cada quatro residentes de Massachusetts falando um idioma diferente do inglês em casa;

CONSIDERANDO QUE o idioma pode representar uma barreira ao acesso a benefícios e serviços importantes, à compreensão e ao exercício de direitos importantes e à compreensão de informações fornecidas por programas e atividades estatais;

CONSIDERANDO QUE, em muitos casos, a lei, incluindo o Título VI da Lei dos Direitos Civis de 1964 e outras leis, exige que seja fornecido acesso linguístico adequado, e a Administração Healey-Driscoll está comprometida em cumprir esses requisitos; e

CONSIDERANDO QUE as agências do departamento executivo promoveram, e devem continuar a promover, o acesso equitativo aos serviços e informações governamentais, identificando e abordando as barreiras linguísticas nos seus programas e operações.

AGORA, PORTANTO, eu, Maura T. Healey, Governadora do Estado de Massachusetts, em virtude da autoridade que me foi conferida pela Constituição, Parte 2, c. 2º, § I, Art. I, determinam o seguinte:

Seção 1. Será política do departamento executivo tornar programas, serviços e informações acessíveis para indivíduos com proficiência limitada em inglês.

Seção 2. Dentro de [30] dias a partir desta Ordem, cada agência do departamento executivo deverá designar e identificar para o Gabinete de Acesso e Oportunidade da Governadora um Coordenador de Acesso Linguístico. Esse Coordenador deverá auxiliar o chefe da agência no cumprimento das responsabilidades da agência nos termos desta Ordem.

Para os fins desta Ordem Executiva, o termo “agências do departamento executivo” inclui qualquer escritório executivo da Commonwealth, conforme definido pela seção 2 do capítulo 6A das Leis Gerais, e qualquer agência, escritório, departamento, escritório ou divisão da Commonwealth. dentro ou subordinado a tal escritório executivo.

Seção 3. Dentro de [120] dias a partir desta Ordem, cada agência do departamento executivo deverá desenvolver e submeter ao Gabinete de Acesso e Oportunidade da Governadora um Plano de Acesso Linguístico.

(a) Tais planos abordarão, mas não se limitarão, aos seguintes tópicos:

Ei. A avaliação da agência sobre o grau em que seus programas e serviços atendem indivíduos com proficiência limitada em inglês;

ii. A avaliação da agência sobre os idiomas falados por indivíduos com proficiência limitada em inglês atendidos pela agência;

iii. As políticas e práticas atuais da agência em relação à tradução de documentos da agência e à prestação de serviços de tradução;

4. O grau em que o pessoal atual da agência é capaz de prestar serviços em outros idiomas além do inglês e atuar como intérpretes;

v. A identificação pela agência de ações específicas e mudanças políticas, com prazos e pessoal responsável, para reduzir barreiras de acesso linguístico em seus programas e serviços; Tais ações e mudanças de políticas podem incluir a tradução de documentos, a prestação de serviços de tradução e a contratação de pessoas que falem línguas faladas pelas populações atendidas pelo órgão; e

serra. Outros tópicos que possam ser identificados nas orientações emitidas pelo Gabinete de Acesso e Oportunidade do Governador.

(b) Ao desenvolver o seu Plano de Acesso Linguístico, a agência deverá:

Ei. Consulte fontes de dados, incluindo os dados mais recentes disponíveis no United States Census Bureau;

ii. Consultar organizações comunitárias que prestam serviços às populações atendidas pela agência; e

iii. Consulte Planos de Acesso a Idiomas anteriores desenvolvidos pela agência, incluindo aqueles desenvolvidos com base no Boletim Administrativo da Diretoria Executiva de Administração e Finanças de 12 de outubro de 2012, “Política de Acesso a Idiomas e Diretrizes de Implementação”.

(c) O Gabinete de Acesso e Oportunidades da Governadora analisará cada Plano de Acesso Linguístico. Cada agência emitirá um Plano de Acesso ao Idioma finalizado dentro de [30] dias após o recebimento dos comentários do Gabinete de Acesso e Oportunidade do Governador.

Seção 4. A cada [2] anos após a emissão de seu Plano de Acesso a Idiomas mais recente, cada agência do departamento executivo deverá desenvolver um Plano de Acesso a Idiomas revisado. Esse plano seguirá as disposições da seção 3 e avaliará ainda mais o progresso da agência na implementação de ações identificadas em seu Plano de Acesso Linguístico anterior.

Seção 5. Dentro de [45] dias após esta Ordem, o Gabinete de Acesso e Oportunidades da Governadora fornecerá orientação a cada Coordenador de Acesso Linguístico sobre o desenvolvimento e o processo de envio de Planos de Acesso Linguístico.

Seção 6. Esta Ordem Executiva entrará em vigor imediatamente e continuará em vigor até ser alterada, substituída ou revogada por Ordem Executiva subsequente.