I. Giới Thiệu
Chính sách của Văn Phòng Quản Lý Các Vấn Đề về Năng Lượng và Môi Trường (“EEA”) là không ai bị từ chối các quyền lợi hoặc bị phân biệt đối xử, đe dọa hoặc trả thù trong bất kỳ chương trình, dịch vụ hoặc hoạt động nào của EEA dựa trên giới tính, chủng tộc, màu da, tôn giáo, tín ngưỡng, nguồn gốc quốc gia (bao gồm cả trình độ Anh ngữ hạn chế), bản dạng giới, thu nhập, tình trạng khuyết tật, tuổi tác, khuynh hướng tính dục, dân tộc, thông tin di truyền, tổ tiên hoặc tình trạng cựu chiến binh của người đó. EEA cũng yêu cầu các nhà thầu và người nhận tài trợ phải tuân thủ chính sách này.
EEA tìm cách đảm bảo tuân thủ đầy đủ chính sách này và khuyến khích những ai tin rằng EEA hoặc bất kỳ nhân viên, nhà thầu hay người nhận tài trợ của EEA đã vi phạm chính sách này hãy báo cáo hành vi vi phạm đó như được quy định trong thủ tục khiếu nại này. EEA sẽ nghiêm túc xem xét những cáo buộc đó và cam kết giải quyết khiếu nại một cách công bằng, bình đẳng và nhanh chóng.
Tài liệu này nhằm mục đích hướng dẫn cho nhân viên EEA, những người được giao nhiệm vụ thực hiện thủ tục này cũng như hướng dẫn cho các thành viên cộng đồng muốn gửi khiếu nại và các nhà thầu cũng như người nhận tài trợ của EEA được yêu cầu trả lời khiếu nại. Thủ tục này không nhằm mục đích và không tạo ra bất kỳ quyền hoặc lợi ích, nội dung hoặc thủ tục nào, có thể được thực thi theo luật pháp hoặc công bằng bởi các bên ngoài Khối Thịnh Vượng Chung Massachusetts đối với bất kỳ phòng ban, cơ quan hoặc tổ chức nào của Khối Thịnh Vượng Chung, các viên chức, nhân viên, đại lý hoặc bất kỳ người nào khác.
II. Nộp Đơn Khiếu Nại
A. Ai có thể nộp đơn khiếu nại?
Bất kỳ ai tin rằng mình hoặc bất kỳ người nào khác hoặc bất kỳ nhóm người cụ thể nào đã bị EEA hoặc một trong các nhân viên, nhà thầu hoặc người nhận tài trợ của EEA có hành vi phân biệt đối xử bị cấm theo luật chống phân biệt đối xử của liên bang hoặc tiểu bang đều có thể gửi đơn khiếu nại lên EEA. Xin lưu ý rằng mọi khiếu nại đều có thể trở thành hồ sơ công khai và được tiết lộ theo Luật Hồ Sơ Công Khai của Massachusetts.
Đơn khiếu nại phải được nộp trong vòng 180 ngày theo lịch kể từ (các) ngày xảy ra hành động bị cáo buộc phân biệt đối xử hoặc ngày phát hiện hoặc lần cuối cùng xảy ra hành động bị cáo buộc.
B. Tôi nên đưa thông tin gì vào đơn khiếu nại của mình?
Đơn khiếu nại sẽ mô tả đầy đủ nhất có thể các sự kiện và hoàn cảnh xung quanh cáo buộc phân biệt đối xử. Đơn khiếu nại nên bao gồm các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ và số điện thoại của người bị cáo buộc có hành vi phân biệt đối xử;
- Nếu người khiếu nại được đại diện bởi một luật sư hoặc người đại diện được ủy quyền khác thì nêu tên, địa chỉ và số điện thoại của luật sư hoặc người đại diện được ủy quyền đó;
- Ngày xảy ra hành vi bị cáo buộc là phân biệt đối xử hoặc ngày mà người khiếu nại biết được hành vi bị cáo buộc là phân biệt đối xử, hoặc ngày cuối cùng xảy ra hành vi đó;
- (Các) tên, (các) địa chỉ và chức danh của các quan chức hoặc tổ chức bị cáo buộc phân biệt đối xử;
- Tên và thông tin liên hệ của bất kỳ nhân chứng nào, bao gồm nhân viên hoặc nhà thầu của EEA có hiểu biết trực tiếp về hành vi phân biệt đối xử bị cáo buộc;
Vui lòng ký tên và đề ngày khiếu nại.
C. Tôi gửi khiếu nại bằng cách nào/tới đâu?
Đơn khiếu nại phải được gửi đến điều phối viên chống phân biệt đối xử của EEA: Melixza G. Esenyie. Quý vị có thể gửi khiếu nại bằng bất kỳ phương thức nào sau đây:
Bằng thư điện tử:
Melixza.Esenyie2@mass.gov
Bằng dịch vụ chuyển phát qua đường bưu điện, chuyển phát tận tay hoặc qua đêm:
Melixza G. Esenyie
Điều Phối Viên Chống Phân Biệt Đối Xử
Văn Phòng Quản Lý Các Vấn Đề Về Năng Lượng và Môi Trường
100 Cambridge Street, Boston MA 02114
Qua điện thoại (xin lưu ý rằng đơn khiếu nại của quý vị sẽ được điều phối viên chống phân biệt đối xử chuyển thành văn bản): 617-626-1282
D. Nếu tôi cần hỗ trợ trong việc nộp đơn khiếu nại thì sao?
Nếu quý vị cần hỗ trợ nộp đơn khiếu nại vì bị mù, thị lực kém hoặc khuyết tật khác, trình độ Anh ngữ hạn chế hoặc bất kỳ rào cản nào khác trong việc tiếp cận thủ tục khiếu nại, vui lòng liên hệ với Melixza G. Esenyie, Điều Phối Viên Chống Phân Biệt Đối Xử bằng thư điện tử tới Melixza.Esenyie2@mass.gov hoặc gọi điện theo số 617-626-1282. EEA có thể cung cấp cho quý vị các dịch vụ biên dịch hoặc phiên dịch hoặc các điều chỉnh khác.
E. Tôi có thể gửi khiếu nại tới nơi nào khác ngoài EEA không?
Tùy thuộc vào tính chất của đơn khiếu nại, có thể có một cơ quan liên bang sẽ xem xét khiếu nại của quý vị. EEA nhận được tài trợ từ một số cơ quan liên bang vừa cấm phân biệt đối xử với những người nhận quỹ liên bang vừa có các thủ tục để xem xét cáo buộc rằng những người nhận đó không tuân thủ luật chống phân biệt đối xử của liên bang. Luật liên bang nghiêm cấm phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da, nguồn gốc quốc gia (bao gồm cả trình độ Anh ngữ hạn chế), giới tính, tuổi tác và tình trạng khuyết tật. Các cơ quan liên bang không thể xem xét khiếu nại rằng EEA đã vi phạm luật chống phân biệt đối xử của tiểu bang, bao gồm các loại phân biệt đối xử bổ sung.
Để biết danh sách các cơ quan liên bang hiện đang tài trợ cho EEA và có thể xem xét khiếu nại, vui lòng liên hệ với Melixza G. Esenyie, Điều Phối Viên Chống Phân Biệt Đối Xử bằng thư điện tử tới Melixza.Esenyie2@mass.gov.
III. Xử Lý Khiếu Nại
A. Tiếp Nhận
Nhân viên EEA chịu trách nhiệm: | Điều Phối Viên Chống Phân Biệt Đối Xử |
---|---|
Thời Hạn Hoàn Thành: | 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại |
Điều phối viên chống phân biệt đối xử phải ghi lại tất cả các khiếu nại và nhanh chóng xác nhận rằng đã nhận được khiếu nại của người khiếu nại. Nếu việc xác nhận không được thực hiện bằng thư hoặc thư điện tử thì phải được lập thành văn bản.
Điều phối viên chống phân biệt đối xử phải đánh giá tất cả các khiếu nại và xác định liệu khiếu nại có thể được giải quyết một cách thân mật hay không. Việc giải quyết khiếu nại một cách thân mật cần có sự đồng ý của người khiếu nại và phải được hoàn thành trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại.
Nếu khiếu nại không thể được giải quyết một cách thân mật, điều phối viên chống phân biệt đối xử phải chuyển khiếu nại lên Tổng Cố Vấn, thông báo cho Chánh Văn Phòng và cập nhật nhật ký khiếu nại chống phân biệt đối xử trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại.
B. Sàng Lọc
Nhân viên EEA chịu trách nhiệm: | Tổng Cố Vấn |
---|---|
Thời Hạn Hoàn Thành: | 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại |
Sau khi nhận được khiếu nại từ điều phối viên chống phân biệt đối xử, Tổng Cố Vấn sẽ sàng lọc khiếu nại theo các yêu cầu tối thiểu sau:
- Đơn khiếu nại chứa tất cả thông tin theo yêu cầu của phần II.B ở trên, cũng như có chữ ký và ghi rõ ngày.
- Đối tượng khiếu nại là EEA hoặc một trong các nhân viên, nhà thầu hoặc người nhận tài trợ của EEA.
- Coi tất cả các dữ kiện được nêu trong đơn khiếu nại là đúng và rút ra mọi suy luận hợp lý chống lại đối tượng của đơn khiếu nại, đơn khiếu nại nêu rõ hành vi vi phạm luật chống phân biệt đối xử của liên bang hoặc tiểu bang đã diễn ra trong vòng 180 ngày theo lịch kể từ ngày gửi đơn khiếu nại.
Nếu Tổng Cố Vấn xác định rằng một hoặc nhiều yêu cầu tối thiểu không được đáp ứng, thì Tổng Cố Vấn sẽ thông báo quyết định đó bằng văn bản cho người khiếu nại và điều phối viên chống phân biệt đối xử. Điều phối viên chống phân biệt đối xử sẽ cập nhật nhật ký khiếu nại chống phân biệt đối xử trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được quyết định từ Tổng Cố Vấn.
Nếu Tổng Cố Vấn xác định rằng tất cả các yêu cầu tối thiểu đều được đáp ứng, thì Tổng Cố vấn sẽ chuyển đơn khiếu nại đến Chánh Văn Phòng để phân công và cập nhật nhật ký khiếu nại chống phân biệt đối xử trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn khiếu nại từ điều phối viên chống phân biệt đối xử.
C. Phân Công
Nhân viên EEA chịu trách nhiệm: | Chánh Văn Phòng |
---|---|
Thời Hạn Hoàn Thành: | 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại |
Chánh Văn Phòng phải: (1) giao khiếu nại cho một cuộc điều tra và đề xuất cũng như đặt ra thời hạn hoàn thành cuộc điều tra đó; hoặc (2) chỉ đạo tạm dừng cuộc điều tra cho đến khi giải quyết xong một thủ tục tố tụng song song chẳng hạn như vụ án tại tòa hoặc cuộc điều tra thực thi pháp luật. Trong cả hai trường hợp, Chánh Văn Phòng phải hành động trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được quyết định từ Tổng Cố Vấn.
1. Lựa Chọn Điều Tra Viên
Khi lựa chọn một điều tra viên, Chánh Văn Phòng nên xem xét liệu khiếu nại có thể dẫn đến hành động về nhân sự hay không, liệu khiếu nại có cáo buộc một khuôn mẫu hoặc thực hành của hành vi hay không, liệu cuộc điều tra có yêu cầu chuyên môn kỹ thuật hay không và liệu điều tra viên có thể khách quan hay không. Các điều tra viên được phép đưa vào bất kỳ nhân viên EEA nào cũng như nhân viên được phân công đến các bộ phận bên ngoài EEA sau, với sự đồng ý của cơ quan bên ngoài:
- Bộ Phận Nhân Sự EEA
- Trung Tâm Chuyên Môn HRD
- Nhân Viên Cấp Cao của EEA
2. Đặt Thời Hạn
Chánh Văn Phòng nên xem xét mức độ phức tạp của khiếu nại/điều tra và nhu cầu soạn thảo báo cáo và khuyến nghị bằng văn bản, đồng thời đặt ra thời hạn không ít hơn 30 ngày theo lịch và không quá 90 ngày theo lịch để điều tra viên hoàn thành báo cáo của họ.
3. Tạm Dừng Cuộc Điều Tra
Nội dung khiếu nại có thể trùng lặp với các thủ tục tố tụng hoặc điều tra khác—hành chính, dân sự hoặc hình sự. Nếu có sự chồng chéo như vậy, Chánh Văn Phòng nên xem xét việc tạm dừng cuộc điều tra về khiếu nại cho đến khi giải quyết được thủ tục tố tụng hoặc cuộc điều tra khác. Chánh Văn Phòng cần xem xét:
- Cuộc điều tra có thể can thiệp vào cuộc điều tra của cơ quan khác không? Nếu vậy, cuộc điều tra nào sẽ được ưu tiên?
- Có khiếu nại về kết quả dự đoán của một thủ tục hành chính đang diễn ra trước EEA không? Nếu vậy, hãy cân nhắc xem cuộc điều tra có nên hoãn lại cho đến khi thủ tục hành chính hoàn tất hay không.
- Có khiếu nại về quy trình đang được sử dụng để tiến hành thủ tục hành chính đang diễn ra trước EEA không? Nếu vậy, hãy cân nhắc xem giải pháp nhanh chóng có thể cải thiện thủ tục hành chính đó như thế nào và việc tạm dừng có thể dẫn đến việc phải lặp lại toàn bộ hoặc một phần thủ tục đó hay không?
- Việc giải quyết thủ tục tố tụng khác có mang đến thông tin thực tế giúp ích cho việc giải quyết khiếu nại không?
* * * *
Chánh Văn Phòng phải thông báo bằng văn bản cho những cá nhân sau đây về người hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ tiến hành điều tra và thời hạn cuộc điều tra đó: (a) người khiếu nại; (b) đối tượng; và (c) điều phối viên chống phân biệt đối xử. Nếu cuộc điều tra về khiếu nại được tạm dừng, Chánh Văn Phòng phải thông báo bằng văn bản cho những cá nhân sau đây về bản chất của thủ tục tố tụng hoặc cuộc điều tra khác mà không tiết lộ các thông tin bảo mật: (a) người khiếu nại; và (b) điều phối viên chống phân biệt đối xử.
D. Điều Tra và Khuyến Nghị
Nhân viên EEA chịu trách nhiệm: | Được phân công bởi Chánh Văn Phòng |
---|---|
Thời Hạn Hoàn Thành: | Được xác định bởi Chánh Văn Phòng |
Điều tra viên được chỉ định có trách nhiệm tiến hành một cuộc điều tra kỹ lưỡng và không thiên vị để đưa ra giải pháp nhanh chóng, công bằng và bình đẳng cho khiếu nại cũng như đưa ra khuyến nghị nếu thích hợp. Ngay cả khi cuộc điều tra cho thấy không có hành vi vi phạm pháp luật, điều tra viên vẫn nên xem xét liệu đề xuất cải thiện các hoạt động của EEA có phù hợp hay không dựa trên thông tin thu thập được trong quá trình điều tra.
Tất cả nhân viên EEA đều nên: (1) hợp tác trong cuộc điều tra được thực hiện theo thủ tục khiếu nại này, (2) trả lời trung thực mọi câu hỏi do điều tra viên đặt ra, (3) cung cấp cho điều tra viên quyền truy cập vào mọi tài liệu, sổ sách, hồ sơ hoặc dữ liệu khác của EEA mà điều tra viên yêu cầu, ( 4) cung cấp cho điều tra viên quyền tiếp cận bất kỳ cơ sở nào của EEA nhằm mục đích kiểm tra; và (5) cung cấp cho điều tra viên sự hỗ trợ kỹ thuật theo chỉ dẫn của Chánh Văn Phòng.
Cuộc điều tra phải bao gồm các cuộc phỏng vấn người khiếu nại, bất kỳ nhân chứng nào được người khiếu nại xác định, nhân viên có liên quan của đối tượng điều tra (EEA hoặc nhà thầu hoặc người được tài trợ) và bất kỳ nhân chứng nào được đối tượng điều tra xác định. Cuộc điều tra cũng phải bao gồm việc xem xét các tài liệu liên quan, kiểm tra các cơ sở liên quan và tham khảo ý kiến của các chuyên gia kỹ thuật, bao gồm cả cố vấn pháp lý, nếu cần thiết.
Khi kết thúc cuộc điều tra, điều tra viên có trách nhiệm soạn thảo báo cáo và khuyến nghị. Báo cáo phải bao gồm những kết quả thực tế có liên quan được hỗ trợ bởi những bằng chứng có ưu thế. Báo cáo cũng có thể bao gồm các hành động bắt buộc của đối tượng hoặc EEA, các hành động được đề xuất để đối tượng hoặc EEA xem xét. Nếu báo cáo đưa ra kết luận về việc liệu có xảy ra vi phạm luật chống phân biệt đối xử của tiểu bang hoặc liên bang hay không, báo cáo phải bao gồm lý do dẫn đến kết luận đó. Nếu kết luận rằng vi phạm đó đã xảy ra thì báo cáo phải bao gồm ít nhất một hành động bắt buộc được thiết kế để khắc phục vi phạm, tìm kiếm hoặc thực hiện biện pháp kỷ luật đối với nhân viên và/hoặc giảm thiểu nguy cơ vi phạm trong tương lai:
Sau khi hoàn thành bản dự thảo báo cáo và khuyến nghị, điều tra viên phải nộp dự thảo đó cho Chánh Văn Phòng và thông báo cho điều phối viên chống phân biệt đối xử về việc nộp đó. Điều phối viên chống phân biệt đối xử phải cập nhật nhật ký khiếu nại chống phân biệt đối xử.
E. Thông Qua hoặc Từ Chối Báo Cáo và Khuyến Nghị
Nhân viên EEA chịu trách nhiệm: | Chánh Văn Phòng |
---|---|
Thời Hạn Hoàn Thành: | 30 ngày làm việc kể từ khi nhận được khiếu nại |
Chánh Văn Phòng sẽ xem xét mọi dự thảo báo cáo và khuyến nghị được chuẩn bị theo thủ tục khiếu nại này. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được bản dự thảo, Chánh Văn Phòng phải lấy ý kiến từ người khiếu nại và đối tượng, đồng thời cung cấp cho họ: (1) dự thảo báo cáo và khuyến nghị; hoặc (2) bản tóm tắt dự thảo báo cáo và khuyến nghị. Thời hạn lấy ý kiến là 10 ngày làm việc, trừ khi Chánh Văn Phòng gia hạn thêm vì lý do chính đáng. Trong vòng 30 ngày làm việc kể từ khi nhận được hoặc 15 ngày làm việc kể từ khi kết thúc thời gian lấy ý kiến, tùy theo thời điểm nào đến sau, Chánh Văn Phòng phải quyết định có chấp nhận báo cáo và khuyến nghị bằng văn bản hay có sửa đổi gì hay không. Chánh Văn Phòng phải thông báo quyết định đó bằng văn bản cho người khiếu nại, đối tượng và điều phối viên chống phân biệt đối xử. Điều phối viên chống phân biệt đối xử phải cập nhật nhật ký khiếu nại chống phân biệt đối xử để phản ánh rằng khiếu nại đã được giải quyết và cho biết liệu có bất kỳ hành động nào được yêu cầu hoặc khuyến nghị hay không.
IV. Các Điều Khoản Liên Quan Khác
A. Nghiêm Cấm Trả Thù
Không nhân viên, nhà thầu hoặc người nhận tài trợ nào của EEA có thể trả thù bất kỳ ai vì đã thực hiện các quyền của mình theo luật chống phân biệt đối xử của liên bang hoặc tiểu bang hoặc vì đã sử dụng thủ tục khiếu nại này. Một cáo buộc về việc trả thù có thể được điều tra bằng cách sử dụng thủ tục khiếu nại này theo cách tương tự như một hành vi vi phạm nghiêm trọng đối với nguyên tắc chống phân biệt đối xử.
B. Tính Toán và Kéo Dài Thời Gian
Nếu ngày cuối cùng diễn ra sự kiện là ngày mà các văn phòng của EEA đóng cửa thì sự kiện đó phải diễn ra vào ngày tiếp theo khi các văn phòng của EEA mở cửa.
Chánh Văn Phòng có thể gia hạn thêm thời gian được quy định bởi thủ tục này vì lý do chính đáng. Chánh Văn Phòng phải nhanh chóng thông báo dữ kiện và lý do gia hạn cho điều phối viên chống phân biệt đối xử, đối tượng và người khiếu nại.
C. Giải Quyết Tranh Chấp Thay Thế
Với sự đồng ý của người khiếu nại và đối tượng, Chánh Văn Phòng có thể (nhưng không cần thiết) chuyển khiếu nại sang phương thức giải quyết tranh chấp thay thế (“ADR”) do hòa giải viên thực hiện. Hòa giải viên có thể là nhân viên của EEA, nhân viên của cơ quan tiểu bang khác hoặc bên thứ ba. Nếu là bên thứ ba, đối tượng và người khiếu nại sẽ chịu trách nhiệm về mọi chi phí của ADR. Các cuộc thảo luận với hòa giải viên là tự nguyện và bí mật, tuân theo mọi yêu cầu tiết lộ theo luật hồ sơ công khai và sẽ không được điều tra viên sử dụng để tiến hành điều tra theo chính sách này. Trong quá trình thực hiện ADR, mọi cuộc điều tra đều phải được tạm dừng. Nếu quy trình ADR thành công, cuộc điều tra có thể được giải quyết theo chỉ đạo của Chánh Văn Phòng và điều phối viên chống phân biệt đối xử phải cập nhật nhật ký để phản ánh việc giải quyết khiếu nại thông qua ADR.
D. Vai Trò của Điều Phối Viên Chống Phân Biệt Đối Xử
Điều Phối Viên Chống Phân Biệt Đối Xử thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Cung cấp thông tin trong nội bộ và bên ngoài về quyền tiếp cận các chương trình, dịch vụ và hoạt động mà không phân biệt giới tính, chủng tộc, màu da, tôn giáo, tín ngưỡng, nguồn gốc quốc gia (bao gồm cả trình độ Anh ngữ hạn chế), bản dạng giới, thu nhập, tình trạng khuyết tật, tuổi tác, khuynh hướng tính dục, dân tộc, thông tin di truyền, tổ tiên hoặc tình trạng cựu chiến binh.
- Cung cấp thông báo nội bộ và bên ngoài về thủ tục khiếu nại của EEA và khả năng nộp đơn khiếu nại về phân biệt đối xử.
- Hỗ trợ người dân nộp đơn khiếu nại
- Đóng vai trò là đầu mối liên lạc duy nhất cho người khiếu nại theo thủ tục khiếu nại và thông báo cho người khiếu nại về tình trạng của cuộc điều tra.
- Duy trì nhật ký khiếu nại chống phân biệt đối xử cho EEA.
- Khi thích hợp, giải quyết khiếu nại một cách thân mật.
- Với nhân sự phù hợp, trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu mỗi năm tài chính và trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu mỗi năm dương lịch, xem xét tất cả các khiếu nại trong nhật ký khiếu nại nhằm xác định các mô hình hoặc vấn đề mang tính hệ thống. Hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề về mô hình hoặc hệ thống được xác định.
Sơ Đồ Quy Trình Thủ Tục Khiếu Nại
Trong trường hợp nhận khiếu nại bằng miệng, điều phối viên chống phân biệt đối xử phải ký tên và ghi rõ ngày vào đơn khiếu nại.