I. Введение
Регламентом Исполнительного управления по вопросам энергетики и окружающей среды (Executive Office of Energy and Environmental Affairs, EEA) установлено, что ни одному лицу не может быть отказано в предоставлении пособий, равно как оно не может подвергаться дискриминации, запугиванию или преследованию в рамках какой-либо программы, услуги или мероприятия Управления EEA на основании пола, расы, цвета кожи, религии, вероисповедания, национальности (в том числе ограниченного владения английским языком), гендерной идентичности, уровня дохода, ограничения физических возможностей, возраста, сексуальной ориентации, этнического происхождения, генетической информации, происхождения или статуса ветерана. Управление EEA также требует от своих контрагентов и получателей субсидий соответствовать данному регламенту.
Управление EEA стремится обеспечить полное соответствие данному регламенту и поощряет каждое лицо, считающее, что Управление EEA или какой-либо из его сотрудников, контрагентов или получателей субсидий нарушили данный регламент, сообщать о нарушении согласно установленному в настоящей процедуре подачи жалобы. Управление EEA проявляет серьезное отношение к таковым утверждениям и придерживается практики урегулирования жалоб справедливым, равным и оперативным образом.
Настоящий документ предназначается в качестве руководства для сотрудников EEA, выполняющим задания по внедрению данного регламента, равно как и для участников из числа общественности, желающих направить жалобу, а также контрагентов и получателей субсидий от EEA, получающих просьбу предоставить ответ на жалобу. Данный регламент не имеет своей целью создание и не приводит к созданию какого-либо права или преимущества, материального или процессуального, могущего быть принудительно осуществленным по закону или по праву справедливости какой-либо стороной, отличной от Содружества Массачусетс, в отношении какого-либо департамента, управлений или организаций, их должностных лиц, сотрудников, агентов или какого-либо другого лица.
II. Подача жалобы
A. Кто может направить жалобу?
Жалобу в Управление EEA может подать любое лицо, считающее, что он/она или какое-либо другое лицо или определенный класс лиц подвергался со стороны Управления EEA, одного из его сотрудников, контрагентов или получателей субсидии дискриминации, запрещенной антидискриминационным законодательством федерального уровня или уровня штата. Примите во внимание, что любые жалобы могут стать доступны общественности ввиду раскрытия в соответствии с Законом о публичных актах штата Массачусетс.
Жалоба должна быть направлена в течение 180 календарных дней после дат(-ы) совершения предполагаемого дискриминирующего действия, даты обнаружения или последнего случая предполагаемого продолжающегося обстоятельства.
B. Какую информацию следует внести в мою жалобу?
Жалобы должны как можно полнее описывать факты и обстоятельства, сопровождающие предполагаемую дискриминацию. Также они должны содержать следующее:
- Имя, адрес и номер телефона лица, столкнувшегося с предполагаемым дискриминационным действием.
- Если податель жалобы представлен доверенным лицом или другим уполномоченным представителем — имя, адрес и номер(-а) телефона такового доверенного лица или уполномоченного представителя.
- Дата предполагаемого дискриминационного действия или дата, в которую подателю жалобы стало известно о предполагаемом дискриминационном действии, либо дата последнего происшествия.
- Имя (имена), адрес(-а) и должность должностных лиц или субъектов, допускающих предполагаемую дискриминацию.
- Имена и контактные данные каких-либо свидетелей, в том числе сотрудников или контрагентов EEA, напрямую осведомленных о предполагаемом дискриминационном действии.
Поставьте на жалобе подпись и дату.
C. Как/где мне отправить жалобу?
Жалобы следует направлять координатору Управления EEA по противодействию дискриминации: Меликза Дж. Эсение. Вы можете направить жалобу одним из указанных ниже способов:
По электронной почте:
Melixza.Esenyie2@mass.gov
По обычной почте, курьерской доставкой или экспресс-доставкой:
Меликза Дж. Эсение
Координатор по противодействию дискриминации
Исполнительное управление по вопросам энергетики и окружающей среды
100 Cambridge Street, Boston, MA 02114
По телефону (примите во внимание, что ваша жалоба будет сведена до записи координатора по противодействию дискриминации): 617-626-1282
D. Что делать, если мне нужна помощь с направлением жалобы?
Если вам требуется помочь с подачей жалобы ввиду слепоты, плохого зрения или другого физического недостатка, ограниченного уровня владения английским языком или какой-либо другой преграды к получению доступа к процедуре подачи жалобы, свяжитесь с Меликзой Дж. Эсение, координатором по противодействию дискриминации, по электронной почте по адресу: Melixza.Esenyie2@mass.gov или по телефону 617-626-1282. Управление EEA, вероятно, сможет предоставить вам услуги письменного или устного перевода, либо другие приспособления.
E. Могу ли я отправить жалобу откуда-либо, кроме Управления EEA?
В зависимости от характера вашей жалобы возможно наличие федерального управления, готового рассмотреть вашу жалобу. Управление EEA получает финансирование от большого количества федеральных организаций, запрещающих дискриминацию со стороны получателей федеральных средств и располагающих регламентами рассмотрения обвинений в том, что таковые получатели не придерживаются федерального антидискриминационного законодательства. Федеральное законодательство запрещает дискриминацию на основании расы, цвета кожи, национальности (в том числе ограниченного владения английским языком), пола, возраста и наличия физических недостатков. Федеральные организации не могут рассматривать жалобы на нарушение Управлением EEA антидискриминационных законов на уровне штата, охватывающих дополнительные типы дискриминации.
Касательно перечня федеральных организаций, предоставляющих на данный момент финансирование Управлению EEA и имеющих возможность рассмотреть жалобу, свяжитесь с Меликзой Дж. Эсение, координатором по противодействию дискриминации, по электронной почте по адресу: Melixza.Esenyie2@mass.gov.
III. Обработка жалобы
A. Принятие
| Ответственный сотрудник EEA: | Координатор по противодействию дискриминации |
|---|---|
| Крайний срок выполнения: | 10 рабочих дней с момента принятия |
Координатор по противодействию дискриминации должен регистрировать все жалобы и незамедлительно подтверждать принятие жалобы от подателя. Если подтверждение не направлено письмом или по электронной почте, оно должно быть задокументировано.
Координатор по противодействию дискриминации должен оценивать все жалобы и определять возможность их неформального разрешения. Неформальное разрешение жалобы требует согласия подателя жалобы и должно быть выполнено в течение 10 рабочих дней с момента получения.
Если жалоба не может быть разрешена неформально, координатор по противодействию дискриминации должен передать жалобу главному юрисконсульту, уведомить руководителя аппарата и обновить журнал антидискриминационных жалоб в течение 10 рабочих дней с момента принятия.
B. Проверка
| Ответственный сотрудник EEA: | Главный юрисконсульт |
|---|---|
| Крайний срок выполнения: | 10 рабочих дней с момента принятия |
После получения жалобы от координатора по противодействию дискриминации главный юрисконсульт выполняет проверку жалобы на соответствие следующим минимальным требованиям:
- Жалоба содержит всю информацию, требующуюся согласно разделу II.B выше, в ней указана подпись и дата.
- Предметом жалобы являются действия Управления EEA либо одного из его сотрудников, контрагентов или получателей субсидии.
- Принимая все факты, о которых идет речь в жалобе, как соответствующие действительности, и характеризуя все разумные взаимодействия с предметом жалобы, жалоба свидетельствует о нарушении антидискриминационного законодательства на федеральном уровне или уровне штата, произошедшем в течение 180 календарных дней с даты направления жалобы.
Если главный юрисконсульт определяет, что одно или более минимальных требований не выполнены, он в письменной форме сообщает о своем решении подателю жалобы и координатору по противодействию дискриминации. Координатор по противодействию дискриминации обновляет журнал антидискриминационных жалоб в течение 10 рабочих дней с дня получения решения от главного юрисконсульта.
Если главный юрисконсульт принимает решение о соответствии всем минимальным требованиям, он передает жалобу на распределение руководителю аппарата и обновляет журнал антидискриминационных жалоб в течение 10 рабочих дней с момента получения жалобы от координатора по противодействию дискриминации.
C. Распределение
| Ответственный сотрудник EEA: | Руководитель аппарата |
|---|---|
| Крайний срок выполнения: | 5 рабочих дней с момента принятия |
Руководитель аппарата должен предпринять одно из двух действий: (1) направить жалобу на изучение и направление рекомендаций и задать крайний срок проведения расследования; или (2) отдать распоряжение о приостановке расследования до разрешения параллельного разбирательства, например, судебного дела или расследования правоохранительными органами. В любом из случаев руководитель аппарата должен принять меры в течение 5 рабочих дней с момента получения решения от главного юрисконсульта.
1. Выбор расследователя
При выборе расследователя руководитель аппарата должен рассмотреть вероятность того, что жалоба является результатом действий персонала, определить, относится ли жалоба к характеру или практике поведения, с какой вероятностью расследование потребует технической экспертизы и может ли расследователь быть беспристрастным. Среди лиц, кандидатуры которых допустимы для проведения расследования — сотрудники Управления EEA, а также работники, закрепленные за следующими департаментами, внешними по отношению к Управлению EEA, с согласия внешней организации:
- Кадровая служба Управления EEA
- Центр проведения экспертиз кадровой службы
- Высшее руководство Управления EEA
2. Установление крайних сроков
Руководитель аппарата должен рассмотреть сложность жалобы/расследования и потребность в составлении письменного отчета и рекомендаций, а также установить расследователю конечную дату составления отчета в не менее 30 и не более 90 календарных дней.
3. Приостановление расследования
Предмет жалобы может накладываться на другие разбирательства или расследования — административные, гражданские или уголовные. При наличии такого наложения руководитель аппарата должен рассмотреть необходимость приостановки расследования по жалобе до разрешения другого разбирательства или расследования. Руководитель аппарата должен рассмотреть следующее:
- Может ли расследование создавать помехи другому расследованию в организации? Если это так, какое расследование должно быть приоритетным?
- Касается ли жалоба прогнозируемого результата проводимого административного разбирательства в отношении Управления EEA? Если это так, рассмотреть, следует ли приостановить расследование до завершения административного разбирательства.
- Касается ли жалоба процесса, используемого для проведения текущего административного разбирательства в отношении Управления EEA? Если это так, рассмотреть, каким образом быстрое разрешение могло бы улучшить ход такого административного разбирательства и каким образом приостановление может привести к потребности повторить таковое разбирательство в полном или частичном объеме?
- Предоставило бы разрешение другого разбирательства фактическую информацию, которая бы повлекла за собой снятие жалобы с рассмотрения?
* * * *
Руководитель аппарата должен сообщать в письменной форме о лице или департаменте, которому назначено проводить расследование, и его конечном сроке, следующим лицам: (a) податель жалобы; (b) субъект, (c) координатор по противодействию дискриминации. Если расследование жалобы приостановлено, руководитель аппарата должен сообщить в письменной форме о характере другого разбирательства или расследования, не раскрывая какой-либо конфиденциальной информации, указанным ниже лицам: (a) податель жалобы; (b) координатор по противодействию дискриминации.
D. Расследование и рекомендации
| Ответственный сотрудник EEA: | Назначается руководителем аппарата |
|---|---|
| Крайний срок выполнения: | Определяется руководителем аппарата |
Назначенный расследователь несет ответственность за проведение тщательного и беспристрастного расследования, которое приведет к быстрому, справедливому и объективному разрешению жалобы, и, если приемлемо, вынесению рекомендаций. Даже в случае, если расследование обнаруживает отсутствия нарушения закона, расследователь должен рассмотреть, приемлемо ли вынесение рекомендаций по улучшению методик Управления EEA на основании информации, собранной в ходе расследования.
Всем сотрудникам Управления EEA предписывается: (1) сотрудничать с расследованием, предпринятым в соответствии с данным регламентом рассмотрения жалоб; (2) правдиво отвечать на какие-либо вопросы, заданные расследователем; (3) предоставлять расследователю доступ к каким-либо документам, книгам, записям или другим данным Управления EEA, запрошенным им; (4) предоставлять расследователю доступ на какие-либо объекты Управления EEA в целях осмотра; (5) оказывать расследователю техническую помощь согласно указаниям руководителя аппарата.
Расследование должно включать беседы с подателем жалобы, свидетелями, указанными подателем жалобы, соответствующими сотрудниками субъекта расследования (Управления EEA, его контрагента или получателя субсидии) и свидетелями, указанными субъектом расследования. Расследование должно также включать рассмотрение соответствующих документов, изучение соответствующих объектов и, при необходимости, консультации с техническими специалистами, включая юрисконсультантов.
По завершении расследования лицо, проводящее его, несет ответственность за составление отчета и рекомендаций. Отчет должен включать соответствующие полученные результаты, поддержанные подавляющим большинством доказательств. Отчет должен также включать требуемые или рекомендованные действия субъекта или Управления EEA. Если выводом отчета является заключение о том, произошло ли нарушение антидискриминационного законодательства на уровне штата или на федеральном уровне, отчет должен включать причины такого заключения. Если заключением является то, что таковое нарушение состоялось, отчет должен включать как минимум одно требуемое действие, направленное на устранение нарушения, стремление или принятие дисциплинарных мер в отношении сотрудника и/или снижение риска дальнейших нарушений.
После составления проекта отчета и рекомендаций расследователь должен направить его руководителю аппарата и уведомить об этом координатора по противодействию дискриминации. Координатор по противодействию дискриминации должен обновить журнал антидискриминационных жалоб.
E. Принятие или отклонение отчета и рекомендаций
| Ответственный сотрудник EEA: | Руководитель аппарата |
|---|---|
| Крайний срок выполнения: | 30 рабочих дней с момента принятия |
Руководитель аппарата рассматривает каждый проект отчета и рекомендаций, подготовленный согласно данному регламенту рассмотрения жалоб. В течение 5 рабочих дней с момента получения руководитель аппарата должен собрать комментарии подателя жалобы и субъекта и предоставить им: (1) проект отчета и рекомендаций; или (2) краткое содержание проекта отчета и рекомендаций. Конечный срок получения комментариев установлен в течение 10 рабочих дней, кроме случаев, когда руководитель аппарата продлевает конечный срок по уважительной причине. В течение 30 рабочих дней с момента получения или 15 рабочих дней с окончания периода сбора комментариев, в зависимости от того, что наступает позже, руководитель аппарата должен принять решение о принятии отчета и рекомендаций в предоставленном виде или с изменениями. Руководитель аппарата должен сообщить о таком решении в письменной форме подателю жалобы, субъекту и координатору по противодействию дискриминации. Координатор по противодействию дискриминации должен обновить журнал антидискриминационных жалоб для отражения снятия жалобы с рассмотрения и указать, требуются или рекомендованы ли какие-либо меры.
IV. Разное
A. Запрет ответных действий
Ни один из сотрудников Управления EEA, его контрагент или получатель субсидии не может предпринимать ответных действий в отношении какого-либо лица за осуществление его/ее прав согласно антидискриминационному законодательству на федеральном уровне или уровне штата либо за использование данной процедуры подачи жалобы. Подозрение в ответных действиях может быть расследовано с применением данной процедуры подачи жалобы тем же образом, что и нарушение антидискриминационного законодательства, являющееся сутью жалобы.
B. Расчет сроков и их продление
Если конечный день, в который происходит событие, является датой, в которую представительства Управления EEA закрыты, событие должно произойти на следующий день, когда представительства Управления EEA открыты.
Руководитель аппарата может продлить конечный срок, установленный данным регламентом, по обоснованной причине. Руководитель аппарата должен незамедлительно уведомлять о факте и причинах какого-либо продления координатора по противодействию дискриминации, субъекта и подателя жалобы.
C. Альтернативное разрешение споров
С согласия подателя жалобы и ее субъекта руководитель аппарата может (но не обязан) направить какую-либо жалобу на альтернативное разрешение споров (alternative dispute resolution, ADR), проводимое медиатором. Медиатор может быть сотрудником Управления EEA, другой государственной организации или третьей стороной. При использовании третьей стороны субъект и податель жалобы несут ответственность за какие-либо затраты на ADR. Обсуждение с медиатором является добровольным и конфиденциальным, подлежащим какому-либо требуемому раскрытию информации согласно закону о публичных актах, и не используется расследователем в ходе расследования согласно данному регламенту. В ходе процесса ADR расследование должно быть приостановлено. Если процесс ADR успешен, расследование может быть закрыто по указанию руководителя аппарата. Координатор по противодействию дискриминации должен обновить журнал для отражения снятия жалобы с рассмотрения путем ADR.
D. Роль координатора по противодействию дискриминации
Координатор по противодействию дискриминации выполняет следующие функции:
- Предоставляет информацию на внутреннем и внешнем контуре касательно прав доступа к программам, услугам и мероприятиям, невзирая на пол, расу, цвет кожи, религию, вероисповедание, национальность (в том числе ограниченное владение английским языком), гендерную идентичность, уровень дохода, ограничение физических возможностей, возраст, сексуальную ориентацию, этническую принадлежность, генетическую информацию, происхождение или статус ветерана.
- Предоставляет уведомления на внутреннем и внешнем контуре о процедуре рассмотрения жалоб в Управлении EEA и возможности подать жалобу на дискриминацию.
- Оказывает помощь участникам от общественности при подаче жалоб.
- Служит единой точкой контакта для подателей жалоб в ходе процедуры их подачи и поддерживает осведомленность подателей о статусе расследований.
- Ведет журнал антидискриминационных жалоб Управления EEA.
- Если приемлемо, разрешает жалобы неформальным путем.
- Рассматривает, при участии соответствующих сотрудников, в течение 30 календарных дней с начала каждого налогового года и в течение 30 дней с начала каждого календарного года, все жалобы в журнале жалоб с целью идентификации каких-либо повторяющихся эпизодов или системных проблем. Оказывает помощь в работе с какими-либо обнаруженными повторяющимися эпизодами или системными проблемами.
Блок-схема процедуры подачи жалобы
В случае, если жалоба была получена в устной форме, координатор по противодействию дискриминации должен поставить на ней подпись и дату.