I. . Introduction
La politique du Bureau Exécutif de l'Énergie et des Affaires Environnementales (« EEA ») est que personne ne doit se voir refuser des avantages ou faire l'objet de discrimination, d'intimidation ou de représailles dans le cadre d'un programme, d'un service ou d'une activité de l'EEA sur la base de son sexe, race, couleur, religion, croyance, origine nationale (y compris une maîtrise limitée de l'anglais), identité de genre, revenu, handicap, âge, orientation sexuelle, origine ethnique, informations génétiques, ascendance ou statut d'ancien combattant. L'EEA exige également que ses sous-traitants et bénéficiaires se conforment à cette politique.
L'EEA cherche à assurer le plein respect de cette politique et encourage toute personne qui estime que l'EEA ou l'un de ses employés, sous-traitants ou bénéficiaires a violé cette politique à signaler cette violation comme indiqué dans cette procédure de réclamation. L'EEA prend ces allégations au sérieux et s'engage à résoudre les réclamations de manière juste, équitable et rapide.
Ce document est destiné à servir de guide au personnel de l'EEA chargé de mettre en œuvre cette procédure ainsi que de guide aux membres du public qui souhaitent soumettre une réclamation et aux entrepreneurs et bénéficiaires de l'EEA qui sont invités à répondre à une réclamation. Cette procédure n'a pas pour but de créer et ne crée aucun droit ou avantage, substantiel ou procédural, exécutoire en droit ou en équité par toute partie autre que le Commonwealth du Massachusetts à l'encontre de l'un des départements, agences ou entités du Commonwealth, ses dirigeants, employés ou mandataires, ou toute autre personne.
II. Déposer une réclamation
A. Qui peut présenter une réclamation ?
Toute personne qui estime que lui-même ou toute autre personne ou toute catégorie spécifique de personnes a été soumis à une discrimination de la part de l'EEA ou de l'un de ses employés, sous-traitants ou bénéficiaires, ce qui est interdit par la loi fédérale ou étatique sur la non-discrimination, peut soumettre une réclamation à l’EEA. Veuillez noter que tout réclamation peut devenir un dossier public, sous réserve de divulgation en vertu de la loi du Massachusetts sur les archives publiques.
La réclamation doit être soumise dans les 180 jours civils suivant la ou les dates de survenance de l'action discriminatoire alléguée ou la date de sa découverte ou le dernier cas d'un événement continu allégué.
B. Quelles informations dois-je inclure dans ma réclamation ?
Les réclamations doivent décrire de manière aussi complète que possible les faits et circonstances entourant la discrimination alléguée. Ils doivent également inclure les informations suivantes :
- Le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne qui a subi l'acte discriminatoire allégué ;
- Si le plaignant est représenté par un avocat ou un autre représentant autorisé, le nom, l'adresse et le(s) numéro(s) de téléphone de cet avocat ou représentant autorisé ;
- La date de l'acte discriminatoire allégué ou la date à laquelle le plaignant a pris connaissance de l'acte discriminatoire allégué, ou la date du dernier événement ;
- Le(s) nom(s), adresse(s) et titre des fonctionnaires ou entités présumés discriminatoires ;
- Les noms et coordonnées de tous les témoins, y compris les employés ou sous-traitants de l'EEA ayant une connaissance directe de l'acte discriminatoire présumé ;
Veuillez signer et dater la réclamation.
C. Comment/Où puis-je soumettre une réclamation ?
Les réclamations doivent être soumises à la Coordinatrice de la non-discrimination de l'EEA : Melixza G. Esenyie. Vous pouvez soumettre une réclamation en utilisant l’une des méthodes suivantes :
Par courrier électronique :
Melixza.Esenyie2@mass.gov
Par courrier ordinaire, remise en main propre ou service de livraison le lendemain :
Melixza G. Esenyie
Coordinatrice de la non-discrimination
Bureau Exécutif de l’Énergie et des Affaires Environnementales
100 Cambridge Street, Boston, MA 02114
Par téléphone (veuillez noter que votre réclamation sera consignée par écrit par la coordonnatrice de la non-discrimination) : 617-626-1282
D. Que faire si j'ai besoin d'aide pour soumettre une réclamation ?
Si vous avez besoin d'aide pour déposer une réclamation en raison de la cécité, d'une basse vision ou d'un autre handicap, d'une maîtrise limitée de l'anglais ou de tout autre obstacle à l'accès à la procédure de réclamation, veuillez contacter Melixza G. Esenyie, Coordinatrice de la non-discrimination par courrier électronique à Melixza.Esenyie2@mass.gov ou par téléphone au 617-626-1282. L’EEA peut être en mesure de vous fournir des services de traduction ou d’interprétation ou d’autres aménagements.
E. Existe-t-il un endroit autre que l'EEA où je peux envoyer une réclamation ?
Selon la nature de votre réclamation, il peut y avoir une agence fédérale qui examinera votre réclamation. L'EEA reçoit des fonds d'un certain nombre d'agences fédérales qui interdisent toute discrimination de la part des bénéficiaires de fonds fédéraux et disposent de procédures pour examiner les allégations selon lesquelles ces bénéficiaires ne respectent pas la loi fédérale sur la non-discrimination. Les lois fédérales interdisent la discrimination fondée sur la race, la couleur, l'origine nationale (y compris une maîtrise limitée de l'anglais), le sexe, l'âge et le handicap. Les agences fédérales ne peuvent pas examiner les plaintes selon lesquelles l'EEA aurait violé les lois nationales de non-discrimination, qui couvrent d'autres types de discrimination.
Pour obtenir une liste des agences fédérales qui fournissent actuellement un financement à l'EEA et qui pourraient envisager de déposer une plainte, veuillez contacter Melixza G. Esenyie, Coordinatrice de la non-discrimination, par courrier électronique à Melixza.Esenyie2@mass.gov.
III. Traitement d'une réclamation
A. Admission
| Employé responsable de l'EEA : | Coordinatrice de la non-discrimination |
|---|---|
| Date limite de réalisation : | 10 jours ouvrés à compter de la réception |
La coordinatrice pour la non-discrimination doit enregistrer toutes les plaintes et accuser rapidement réception d'une plainte au plaignant. Si l’accusé de réception ne se fait pas par lettre ou par courrier électronique, l’accusé de réception doit être documenté.
La coordonnatrice de la non-discrimination doit évaluer tous les réclamations et déterminer si une réclamation peut être résolue de manière informelle. La résolution informelle d'une réclamation nécessite l'accord du plaignant et doit être complétée dans les 10 jours ouvrables suivant sa réception.
Si une réclamation ne peut être résolue de manière informelle, la coordinatrice pour la non-discrimination doit transmettre la réclamation au directeur juridique, en informer le Chef du personnel et mettre à jour le journal des plaintes pour non-discrimination dans les 10 jours ouvrables suivant sa réception.
B. Analyse
| Employé responsable de l'EEA : | Avocat général |
|---|---|
| Date limite de réalisation : | 10 jours ouvrés à compter de la réception |
Dès réception d'une réclamation du coordonnateur de la non-discrimination, l'avocat général examinera la réclamation en fonction des exigences minimales suivantes :
- La réclamation contient toutes les informations requises par la section II.B ci-dessus et est signée et datée.
- L'objet de la réclamation est l'EEA ou l'un de ses employés, sous-traitants ou bénéficiaires.
- En considérant tous les faits allégués dans la plainte comme vrais et en tirant toutes les déductions raisonnables contre l'objet de la plainte, la plainte indique une violation de la loi fédérale ou étatique sur la non-discrimination qui a eu lieu dans les 180 jours civils suivant la date à laquelle la plainte a été soumise.
Si l'avocat général détermine qu'une ou plusieurs exigences minimales ne sont pas remplies, il communiquera cette décision, par écrit, au plaignant et au coordinateur de non-discrimination. La coordinatrice de non-discrimination mettra à jour le journal des plaintes pour non-discrimination dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision du directeur juridique.
Si l'avocat général détermine que toutes les exigences minimales sont remplies, il transmettra la plainte au Chef du personnel pour affectation et mettra à jour le journal des plaintes pour non-discrimination dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la plainte du coordinateur pour la non-discrimination.
C. Affectation
| Employé responsable de l'EEA : | Chef du personnel |
|---|---|
| Date limite de réalisation : | 5 jours ouvrés à compter de la réception |
Le Chef du personnel doit soit : (1) assigner la réclamation à une enquête et à une recommandation et fixer un délai pour la réalisation de cette enquête; ou (2) ordonner que l'enquête soit suspendue jusqu'à la résolution d'une procédure parallèle telle qu'une affaire judiciaire ou une enquête des forces de l'ordre. Dans les deux cas, le Chef du personnel doit agir dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de la décision du directeur juridique.
1. Choisir un enquêteur
Lors de la sélection d'un enquêteur, le chef d'état-major doit déterminer si la réclamation est susceptible d'entraîner une action du personnel, si la réclamation fait état d'un modèle ou d'une pratique de comportement, si l'enquête est susceptible de nécessiter une expertise technique et si l'enquêteur peut être impartial. Les enquêteurs autorisés incluent tout personnel de l'EEA ainsi que le personnel affecté aux départements suivants externes à l'EEA, avec le consentement de l'agence externe :
- Ressources humaines de l'EEA
- Centre d'expertise DRH
- Cadres supérieurs de l'EEA
2. Fixer une date limite
Le Chef du personnel doit tenir compte de la complexité de la réclamation/de l'enquête et de la nécessité de rédiger un rapport écrit et des recommandations et fixer un délai d'au moins 30 jours civils et d'au plus 90 jours civils pour que l'enquêteur termine son rapport.
3. Rester une enquête
L’objet d’une réclamation peut chevaucher d’autres procédures ou enquêtes – administratives, civiles ou pénales. S'il y a un tel chevauchement, le Chef du personnel devrait envisager de suspendre l'enquête sur la réclamation jusqu'à la résolution de l'autre procédure ou enquête. Le Chef du personnel devrait considérer :
- L'enquête pourrait-elle interférer avec l'enquête d'une autre agence ? Si oui, quelle enquête doit être prioritaire ?
- La réclamation porte-t-il sur l'issue prévue d'une procédure administrative en cours devant l'EEA ? Si tel est le cas, demandez-vous si l’enquête doit attendre la fin de la procédure administrative.
- La réclamation concerne-t-il le processus utilisé pour mener une procédure administrative en cours devant l'EEA ? Si tel est le cas, réfléchissez à la manière dont une résolution rapide pourrait améliorer cette procédure administrative et comment une suspension pourrait entraîner la nécessité de répéter tout ou partie de cette procédure ?
- La résolution de l’autre procédure fournirait-elle des informations factuelles qui éclaireraient le règlement de la réclamation ?
* * * *
Le Chef du personnel doit informer par écrit les personnes suivantes de la personne ou du service chargé de mener une enquête et de la date limite pour cette enquête : a) le plaignant; (b) le sujet ; et (c) la coordinatrice pour la non-discrimination. Si l'enquête sur la réclamation est suspendue, le Chef du personnel doit informer par écrit les personnes suivantes de la nature de l'autre procédure ou enquête, sans divulguer aucune information confidentielle : a) le plaignant; et (b) la coordinatrice pour la non-discrimination.
D. Enquête et recommandation
| Employé responsable de l'EEA : | À attribuer par le Chef de personnel |
|---|---|
| Date limite de réalisation : | À déterminer par le Chef de personnel |
L'enquêteur désigné est chargé de mener une enquête approfondie et impartiale qui mènera à une résolution rapide, juste et équitable de la réclamation et, le cas échéant, de formuler une recommandation. Même si une enquête aboutit à un constat de non-violation de la loi, l'enquêteur doit déterminer si une recommandation visant à améliorer les pratiques de l'EEA est appropriée, sur la base des informations recueillies au cours de l'enquête.
Tout le personnel de l'EEA est invité à : (1) coopérer à une enquête entreprise dans le cadre de cette procédure de règlement des réclamations, (2) répondre honnêtement à toutes les questions posées par l'enquêteur, (3) donner à l'enquêteur l'accès à tous les documents, livres, dossiers ou autres données de l'EEA demandés par l'enquêteur, ( 4) permettre à l'enquêteur d'accéder à tous les locaux de l'EEA à des fins d'inspection ; et (5) fournir à l'enquêteur une assistance technique selon les directives du Chef du personnel.
Une enquête doit comprendre des entretiens avec le plaignant, tous les témoins identifiés par le plaignant, le personnel concerné par le sujet de l'enquête (EEA ou son contractant ou bénéficiaire) et tout témoin identifié par le sujet de l'enquête. Une enquête devrait également comprendre l'examen des documents pertinents, l'inspection des locaux concernés et, si nécessaire, la consultation d'experts techniques, notamment de conseillers juridiques.
A l’issue de l’enquête, l’enquêteur est chargé de rédiger un rapport et une recommandation. Le rapport doit inclure des conclusions factuelles pertinentes étayées par la prépondérance des preuves. Le rapport peut également inclure soit les actions requises par le sujet ou l'EEA, soit les actions recommandées à prendre en compte par le sujet ou l'EEA. Si le rapport parvient à une conclusion quant à l'existence d'une violation de la loi nationale ou fédérale sur la non-discrimination, le rapport doit inclure les raisons de cette conclusion. Si la conclusion est qu'une telle violation s'est produite, le rapport doit inclure au moins une action requise conçue pour remédier à la violation, demander ou prendre des mesures disciplinaires contre un employé et/ou atténuer le risque de violations futures :
Une fois le projet de rapport et la recommandation terminés, l'enquêteur doit soumettre le projet de rapport au Chef du personnel et en informer la coordinatrice pour la non-discrimination. La coordinatrice pour la non-discrimination doit mettre à jour le registre des plaintes pour non-discrimination.
E. Adoption ou rejet du rapport et de la recommandation
| Employé responsable de l'EEA : | Chef du personnel |
|---|---|
| Date limite de réalisation : | 30 jours ouvrés à compter de la réception |
Le Chef du personnel examinera chaque projet de rapport et de recommandation préparé dans le cadre de cette procédure de règlement des réclamations. Dans les 5 jours ouvrables suivant la réception, le Chef du personnel doit solliciter les commentaires du plaignant et de la personne concernée et leur fournir soit : (1) le projet de rapport et de recommandation ; ou (2) un résumé du projet de rapport et de recommandation. Le délai pour présenter des commentaires est de 10 jours ouvrables, à moins que le Chef du personnel ne prolonge le délai pour un motif valable. Dans les 30 jours ouvrables suivant la réception ou dans les 15 jours ouvrables suivant la fin de la période de commentaires, selon la date la plus tardive, le Chef du personnel doit décider s'il accepte le rapport et la recommandation tels qu'ils sont rédigés ou avec des modifications. Le Chef du personnel doit communiquer cette décision, par écrit, au plaignant, à la personne concernée et au coordinateur de non-discrimination. La coordinatrice de non-discrimination doit mettre à jour le journal des plaintes pour non-discrimination pour indiquer que la plainte a été réglée et indiquer si une action était requise ou recommandée.
IV. Divers
A. Représailles interdites
Aucun employé, entrepreneur ou bénéficiaire de l'EEA ne peut exercer de représailles contre toute personne pour avoir exercé ses droits en vertu d'une loi fédérale ou étatique de non-discrimination ou pour avoir utilisé cette procédure de réclamation. Une allégation de représailles peut faire l’objet d’une enquête en utilisant cette procédure de réclamation de la même manière qu’une violation substantielle de la non-discrimination.
B. Calcul et prolongation du délai
Si le dernier jour où un événement doit avoir lieu est une date à laquelle les bureaux d'EEA sont fermés, l'événement doit avoir lieu le jour suivant d'ouverture des bureaux d'EEA.
Le Chef du personnel peut prolonger tout délai fixé par la présente procédure pour un motif valable. Le Chef du personnel doit communiquer sans délai le fait et les raisons de toute prolongation au coordinateur de non-discrimination, à la personne concernée et au plaignant.
C. Modes alternatifs de résolution des litiges
Avec l'accord du plaignant et de la personne concernée, le Chef du personnel peut (mais ce n'est pas obligatoire) renvoyer tout réclamation à un mode alternatif de règlement des différends (« MARC ») facilité par un médiateur. Un médiateur peut être un employé de l'EEA, un employé d'un autre organisme public ou un tiers. Si un tiers est utilisé, le sujet et le plaignant sont responsables de tous les coûts du MARC. Les discussions avec le médiateur sont volontaires et confidentielles, sous réserve de toute divulgation requise en vertu de la loi sur les archives publiques, et ne seront pas utilisées par un enquêteur pour mener une enquête en vertu de cette politique. Durant le processus MARC, toute enquête doit être suspendue. Si le processus ADR réussit, une enquête peut être classée sous la direction du Chef du personnel et la coordonnatrice de la non-discrimination doit mettre à jour le journal pour refléter la décision de la réclamation par le biais du MARC.
D. Rôle de la Coordinatrice de la non-discrimination
La Coordinatrice de la non-discrimination exerce les fonctions suivantes :
- Fournit des informations internes et externes concernant les droits d’accès aux programmes, services et activités sans tenir compte du sexe, de la race, de la couleur, de la religion, de la croyance, de l’origine nationale (y compris une maîtrise limitée de l’anglais), de l’identité sexuelle, du revenu, invalidité, âge, orientation sexuelle, origine ethnique, information génétique, ascendance ou statut d’ancien combattant.
- Fournit un avis en interne et en externe de la procédure de réclamation de l'EEA et la possibilité de déposer une réclamation pour discrimination.
- Aide les membres du public à déposer des réclamations
- Sert de point de contact unique pour les plaignants dans le cadre de la procédure de règlement des réclamations et tenir les plaignants informés de l'état des enquêtes.
- Tient à jour le journal des plaintes pour non-discrimination pour l'EEA.
- Le cas échéant, résout les réclamations de manière informelle.
- Examine, avec le personnel approprié, dans les 30 jours civils suivant le début de chaque exercice financier et dans les 30 jours suivant le début de chaque année civile, tous les réclamations figurant dans le registre des plaintes afin d'identifier toute tendance ou tout problème systémique. Aide à résoudre tous les modèles ou problèmes de système identifiés.
Tableau du processus de procédure de règlement des réclamations
Dans le cas où une réclamation est reçue oralement, la coordonnatrice de la non-discrimination doit signer et dater la réclamation.