Procedimento de queixa e política antidiscriminatória do Gabinete Executivo de Questões de Energia e Ambientais

Aviso de antidiscriminação do EEA, Plano de queixas do Título VI.

O EEA não discrimina com base em raça, cor, nacionalidade, deficiência, idade, sexo, renda, etnia, classe, deficiência, crença ou crença religiosa, identidade de gênero, orientação sexual, informações genéticas, proficiência em inglês ou ascendência na administração de seus programas ou atividades, e não retalia nem intimida nenhum indivíduo por ter exercido seus direitos de participar de ações protegidas pelas Partes 5 e 7 do 40 C.F.R. e de todas as outras leis e regulamentos federais e estaduais aplicáveis sobre direitos civis e de antidiscriminação; o Departamento opõe-se a ações proibidas destas partes E a atos proibidos de todas as outras leis e regulamentos federais e estaduais aplicáveis sobre direitos civis e de antidiscriminação, além de opor a ações que tem o objetivo de interferir em tais direitos.  O EEA é responsável pela coordenação dos esforços de conformidade e pelo recebimento de consultas referentes aos requisitos de antidiscriminação implementados pelas Partes 5 e 7 do 40 C.F.R. (Antidiscriminação em programas ou atividades que recebem assistência federal da Agência de proteção ambiental), incluindo o Título VI da Lei de direitos civis de 1964, conforme emenda; a Seção 504 da Lei de reabilitação de 1973; a Lei de antidiscriminação por idade de 1975, o Título IX das Emendas educacionais de 1972; e a Seção 13 das Emendas da lei federal de controle de poluição da água de 1972.

Se tiver alguma dúvida sobre este aviso ou sobre qualquer programa, política ou procedimento de antidiscriminação do EEA, contate:

Melixza G. Esenyie
Coordenadora de políticas de antidiscriminação
Executive Office of Energy and Environmental Affairs (Gabinete Executivo de Questões de Energia e Ambientais)
100 Cambridge Street, Boston MA 02114
Telefone: (617) 626-1282

Se você acredita ter sido discriminado(a) em relação a um programa ou atividade do EEA, pode entrar em contato com Melixza Esenyie, Coordenadora de políticas de antidiscriminação, identificada acima, para saber como e onde registrar uma queixa de discriminação. Nosso procedimento para abordar essas queixas está abaixo.

Table of Contents

I. Introdução

É política do Executive Office of Energy and Environmental Affairs (Gabinete Executivo de Questões de Energia e Ambientais) (“EEA”) que nenhum indivíduo seja privado de benefícios ou sujeito a discriminação, intimidação ou retaliação em qualquer programa, serviço ou atividade do EEA com base em sexo, raça, cor, religião, crença, nacionalidade (incluindo proficiência limitada em inglês), identidade de gênero, renda, deficiência, idade, orientação sexual, etnia, informações genéticas, ancestralidade ou status de veterano. O EEA também exige que seus contratados e beneficiários cumpram essa política.

O EEA procura assegurar a conformidade total com esta política e incentiva qualquer pessoa que acredite que o Departamento ou que qualquer um de seus funcionários, contratados ou beneficiários tenha violado esta política a relatar essa violação conforme estabelecido neste procedimento de queixa. O EEA leva essas alegações a sério e se compromete a resolvê-las de maneira justa, equitativa e imediata.

Este documento destina-se a servir como um guia para a equipe do EEA encarregada de implementar este procedimento, além de orientar o público para a apresentação de queixas e os contratados e os beneficiários do Departamento que são solicitados a respondê-las. Este procedimento não tem a intenção de criar, e não gera, nenhum direito ou benefício, significativo ou processual, aplicável por lei ou de equidade por qualquer parte que não seja o Estado de Massachusetts em relação a qualquer um dos departamentos, agências ou entidades do estado, seus dirigentes, funcionários ou agentes, ou qualquer outra pessoa.

II. Registro de uma queixa

A. Quem pode apresentar uma queixa?

Qualquer pessoa que acredite ter sido submetida ou qualquer outro indivíduo ou qualquer classe específica de pessoas que acredite ter sido submetida a discriminação por parte do EEA ou de algum(a) funcionário(a), contratado(a) ou beneficiário(a), conforme a proibição das legislações federais e estaduais de antidiscriminação, pode apresentar uma queixa ao Departamento. Esteja ciente de que qualquer queixa pode se tornar um registro público, sujeito à divulgação de acordo com a Lei de registros públicos de Massachusetts.

A queixa deve ser apresentada em até 180 dias corridos a partir da(s) data(s) de ocorrência da ação discriminatória alegada ou da data da descoberta ou da última instância de uma ocorrência contínua alegada.

B. Que informações devo incluir na queixa?

As queixas devem descrever da forma mais completa possível os fatos e as circunstâncias que envolveram a discriminação alegada. Elas também devem incluir as seguintes informações:

  1. O nome, o endereço e o número de telefone da pessoa que sofreu o suposto ato discriminatório;
  2. Se o(a) autor(a) da queixa for representado(a) por um(a) advogado(a) ou outro representante autorizado, também deve incluir o nome, o endereço e os número de telefone dessas partes;
  3.  A data do suposto ato discriminatório ou a data em que o(a) autor(a) da queixa tomou ciência do suposto ato discriminatório, ou a data da última ocorrência;
  4. Os nomes, endereços e cargos dos funcionários ou entidades supostamente envolvidos na discriminação alegada;
  5. Os nomes e informações de contato de quaisquer testemunhas, incluindo funcionários ou contratados do EEA com conhecimento direto do suposto ato discriminatório;

Assine e coloque a data na queixa.

C. Como/onde posso enviar uma queixa?

As queixas devem ser enviadas a Coordenadora de políticas de antidiscriminação do EEA: Melixza G. Esenyie. Você pode enviar uma queixa por qualquer um dos seguintes métodos:

Por e-mail:
Melixza.Esenyie2@mass.gov

Por correio regular, entrega em mãos ou serviço de entrega durante a noite:

Melixza G. Esenyie
Non-Discrimination Coordinator
Executive Office of Energy and Environmental Affairs
100 Cambridge Street, Boston, MA 02114

Por telefone (observe que sua queixa será registrada por escrito pela Coordenadora de políticas de antidiscriminação): 617-626-1282

D. E se eu precisar de assistência para enviar uma queixa?

Se precisar de assistência para registrar uma queixa devido a cegueira, baixa visão ou outra deficiência, proficiência limitada em inglês ou qualquer outra barreira para acessar o procedimento de queixa, entre em contato com Melixza G. Esenyie, Coordenadora de políticas de antidiscriminação, por e-mail: Melixza.Esenyie2@mass.gov ou por telefone: 617-626-1282. O EEA poderá fornecer serviços de tradução ou interpretação ou outras acomodações.

E. Posso enviar a queixa para outra agência, além do EEA?

Dependendo da natureza da sua queixa, ela pode ser enviada a uma agência federal para análise. O EEA recebe financiamento de várias agências federais que proíbem a discriminação dos beneficiários de fundos federais e têm procedimentos para analisar alegações de que esses beneficiários não estão cumprindo a legislação federal de antidiscriminação. As leis federais proíbem a discriminação com base em raça, cor, nacionalidade (incluindo proficiência limitada em inglês), sexo, idade e deficiência. As agências federais podem analisar queixas de que o EEA violou leis estaduais de antidiscriminação, que abrangem outros tipos de discriminação.

Para obter uma lista das agências federais que fornecem atualmente financiamento para o EEA e que podem considerar uma queixa, entre em contato com Melixza G. Esenyie, Coordenadora de políticas de antidiscriminação, por e-mail: Melixza.Esenyie2@mass.gov.

III. Processamento de uma queixa

A. Admissão

Funcionário(a) responsável do EEA:Coordenadora de políticas de antidiscriminação
Prazo de conclusão:10 dias úteis a partir do recebimento

A Coordenadora de políticas de antidiscriminação deve registrar todas as queixas e confirmar imediatamente o recebimento de uma queixa ao(a) autor(a) da queixa. Se a confirmação não for feita por carta ou e-mail, isso deve ser documentado.

Ela deve avaliar todas as queixas e determinar se elas podem ser resolvidas informalmente. A resolução informal de uma queixa exige a concordância do(a) autor(a) da queixa e deve ser concluída em até 10 dias úteis a partir do recebimento.

Se ela não puder ser resolvida informalmente, a Coordenadora de políticas de antidiscriminação deverá encaminhar a queixa ao(a) Advogado(a)-geral, notificar o(a) Chefe de gabinete e atualizar o registro da queixa de antidiscriminação dentro de 10 dias úteis a partir do recebimento.

B. Análise

Funcionário(a) responsável do EEA:Advogado(a)-geral
Prazo de conclusão:10 dias úteis a partir do recebimento

Após o recebimento de uma queixa da Coordenadora de políticas de antidiscriminação, o(a) Advogado(a)-geral irá analisá-la quanto aos seguintes requisitos mínimos:

  1. A queixa contém todas as informações exigidas pela seção II. B acima, está assinada e inclui a data.
  2. O motivo da queixa é o EEA ou um de seus funcionários, contratados ou beneficiários.
  3. Considerando todos os fatos alegados na queixa como verdadeiros e tirando todas as conclusões razoáveis, ela declara uma violação da lei federal ou estadual de antidiscriminação que ocorreu dentro de 180 dias corridos a partir da data em que a queixa foi apresentada.

Se o(a) Advogado(a)-geral determinar que um ou mais requisitos mínimos não foram atendidos, ele/ela comunicará essa determinação, por escrito, ao(a) autor(a) da queixa e a Coordenadora de políticas de antidiscriminação. A Coordenadora atualizará o registro de queixas de antidiscriminação dentro de 10 dias úteis a partir do recebimento da determinação do(a) Advogado(a)-geral.

Se ele/ela determinar que todos os requisitos mínimos foram atendidos, ele/ela encaminhará a queixa ao(a) Chefe de gabinete para atribuição e atualizará o registro de queixa de antidiscriminação dentro de 10 dias úteis a partir do recebimento da queixa da Coordenadora de políticas de antidiscriminação.

C. Atribuição

Funcionário(a) responsável do EEA:Chefe de gabinete
Prazo de conclusão:5 dias úteis a partir do recebimento

O(A) Chefe de gabinete deve: (1) atribuir a queixa para uma investigação e recomendação e estabelecer um prazo para a conclusão dessa investigação; ou (2) determinar que ela seja suspensa até a resolução de um processo paralelo, como um processo judicial ou uma investigação policial. Em ambos os casos, o(a) Chefe de gabinete deve agir em até 5 dias úteis a partir do recebimento da determinação do(a) Advogado(a)-geral.

1. Escolha de um(a) investigador(a)

Ao selecionar um(a) investigador(a), o(a) Chefe de gabinete deve considerar se a queixa provavelmente resultará em uma ação pessoal, se alega um padrão ou prática de comportamento, se a investigação provavelmente exigirá conhecimento técnico e se o(a) investigador(a) poderá ser imparcial. Os investigadores permitidos incluem qualquer funcionário(a) do EEA, bem como funcionários designados dos seguintes departamentos externos do EEA, com o consentimento da agência externa:

  • Recursos Humanos do EEA
  • Centro de especialização em DRH
  • Equipe sênior do EEA

2. Definição do prazo

O(A) Chefe de gabinete deve considerar a complexidade da queixa/investigação e a necessidade de redigir um relatório e uma recomendação por escrito e estabelecer um prazo não inferior a 30 dias corridos e não superior a 90 dias corridos para que o(a) investigador(a) conclua seu trabalho.

3. Permanência da investigação

O assunto de uma queixa pode se sobrepor a outros processos ou investigações - administrativos, civis ou criminais. Se isso ocorrer, o(a) Chefe de gabinete deve considerar a possibilidade de suspender a investigação da queixa até a resolução do outro processo ou investigação. O(A) Chefe de gabinete deve considerar:

  • A investigação poderia interferir na investigação de outra agência? Se sim, qual investigação deve ter prioridade?
  • A queixa é sobre o resultado previsto de um processo administrativo em andamento do EEA? Se sim, considere se a investigação deve esperar até que o processo administrativo seja concluído.
  • A queixa é sobre um processo que está sendo realizado em um processo administrativo em andamento do EEA?  Se sim, considere como a resolução imediata poderia melhorar esse processo administrativo e como uma suspensão poderia resultar na necessidade de repeti-lo parcial ou totalmente.
  • A resolução do outro processo forneceria informações factuais que informariam a disposição da queixa?

* * * *

O(A) Chefe de gabinete deve informar os seguintes indivíduos, por escrito, a respeito da pessoa ou do departamento designado para realizar uma investigação e o prazo para a conclusão: (a) ao(a) autor(a) da queixa; (b) o indivíduo alegadamente acusado; e (c) a Coordenadora de políticas de antidiscriminação. Se a investigação da queixa for suspensa, o(a) Chefe de gabinete deverá informar as seguintes pessoas, por escrito, sobre a natureza do outro processo ou investigação, sem revelar nenhuma informação confidencial: (a) o(a) autor(a) da queixa; e (b) a Coordenadora de políticas de antidiscriminação.

D.  Investigação e recomendações

Funcionário(a) responsável do EEA:A ser atribuído(a) pelo(a) Chefe de gabinete
Prazo de conclusão:A ser determinado pelo(a) Chefe de gabinete

O(A) investigador(a) designado(a) é responsável por realizar uma investigação completa e imparcial que levará a uma resolução imediata, justa e equitativa da queixa e, se apropriado, elaborar uma recomendação. Mesmo que a investigação resulte em uma conclusão de que não houve violação da lei, o(a) investigador(a) deve considerar se uma recomendação para melhorar as práticas do EEA é apropriada com base nas informações coletadas durante a investigação.

Todos os funcionários do EEA são orientados a: (1) cooperar em uma investigação realizada de acordo com este procedimento de queixa, (2) responder com sinceridade a quaisquer perguntas feitas pelo(a) investigador(a), (3) fornecer a ele/ela acesso a quaisquer documentos, livros, registros ou outros dados solicitados do Departamento, (4) fornecer a ele/ela acesso a quaisquer instalações do EEA para fins de inspeção; e (5) fornecer assistência técnica conforme orientação do(a) Chefe de gabinete.

Uma investigação deve incluir entrevistas com o(a) autor(a) da queixa, com qualquer testemunha identificada por ele/ela, com a equipe relevante do indivíduo acusado na investigação (EEA ou seus contratados ou beneficiários) e com qualquer testemunha identificada por este indivíduo na investigação. Uma investigação também deve incluir a análise de documentos relevantes, a inspeção das instalações relevantes e, se necessário, a consulta com especialistas técnicos, incluindo consultores jurídicos.

Na conclusão da investigação, o(a) investigador(a) é responsável por elaborar um relatório e uma recomendação. O relatório deve incluir conclusões factuais relevantes que sejam apoiadas por uma predominância de evidências. O relatório também pode incluir ações exigidas pelo indivíduo alegadamente acusado ou pelo Departamento e ações recomendadas a serem consideradas por ele ou pelo EEA. Se o(a) investigador(a) chegar à conclusão de que houve uma violação das legislações estaduais ou federais de antidiscriminação, o relatório deve incluir os motivos dessa conclusão. Se a violação tiver ocorrido, o relatório deverá incluir pelo menos uma ação necessária para solucionar a violação, buscar ou tomar medidas disciplinares contra um(a) funcionário(a) e/ou reduzir o risco de futuras violações:

Após a conclusão da elaboração do relatório e da recomendação, o(a) investigador(a) deve enviá-los ao(a) Chefe de gabinete e notificar a Coordenadora de políticas de antidiscriminação sobre esse envio. A Coordenadora deve atualizar o registro de queixas de antidiscriminação.

E. Aceitação ou rejeição do relatório e da recomendação

Funcionário(a) responsável do EEA:Chefe de gabinete
Prazo de conclusão:30 dias úteis a partir do recebimento

O(A) Chefe de gabinete analisará cada relatório preliminar e recomendação preparada de acordo com esse procedimento de queixa. Dentro de 5 dias úteis após o recebimento, o(a) Chefe de gabinete deve solicitar comentários do(a) autor(a) da queixa e do indivíduo alegadamente acusado e fornecer a eles: (1) um relatório preliminar e uma recomendação; ou (2) um resumo do relatório preliminar e da recomendação. O prazo para comentários será de 10 dias úteis, a menos que o(a) Chefe de gabinete estenda o prazo por um motivo justificado. Dentro de 30 dias úteis a partir do recebimento ou 15 dias úteis a partir do final do período de comentários, o que ocorrer por último, este profissional deve decidir se aceitará o relatório e a recomendação conforme escritos ou com modificações. O(A) Chefe de gabinete deve comunicar essa decisão, por escrito, ao(a) autor(a) da queixa, ao indivíduo alegadamente acusado e a Coordenadora de políticas de antidiscriminação. A Coordenadora deverá atualizar o registro de queixas de antidiscriminação para refletir que a queixa foi solucionada e indicar se alguma ação foi necessária ou recomendada.

IV. Diversos

A. Proibição de retaliação

Nenhum(a) funcionário(a), contratado(a) ou beneficiário(a) do EEA pode retaliar qualquer pessoa por exercer seus direitos sob qualquer lei federal ou estadual de antidiscriminação ou por fazer uso deste procedimento de queixa. Uma alegação de retaliação pode ser investigada usando este procedimento de queixa da mesma forma que uma violação significativa de antidiscriminação.

B. Cálculo e extensão do tempo

Se o último dia para a realização de uma ação cair em uma data em que os escritórios do EEA estarão fechados, isso deve ser feito no próximo dia em que houver atendimento.

O(A) Chefe de gabinete pode prorrogar qualquer prazo estabelecido por este procedimento por um motivo justo. Ele/ela deve comunicar imediatamente o fato e os motivos de qualquer extensão a Coordenadora de políticas de antidiscriminação, ao indivíduo alegadamente acusado e ao(a) autor(a) da queixa.

C. Resolução alternativa de disputas

Com a concordância destas partes, o(a) Chefe de gabinete pode (mas não é exigido) encaminhar qualquer queixa para uma resolução alternativa de disputas (“ADR”) facilitada por um(a) mediador(a). O(A) mediador(a) pode ser um(a) funcionário(a) do EEA, um(a) funcionário(a) de outra agência estadual ou um terceiro. Se um terceiro for utilizado, o indivíduo alegadamente acusado e o(a) autor(a) da queixa serão responsáveis por quaisquer custos da ADR. As discussões com o(a) mediador(a) são voluntárias e confidenciais, sujeitas a quaisquer divulgações exigidas pela lei de registros públicos, e não serão usadas por um(a) investigador(a) na condução de uma investigação de acordo com esta política. Durante o processo de ADR, qualquer investigação deve ser suspensa. Se o processo de ADR for bem-sucedido, uma investigação poderá ser encerrada sob a discrição do(a) Chefe de gabinete e a Coordenadora de políticas de antidiscriminação deverá atualizar o registro para refletir a disposição da queixa por meio deste processo.

D. Função da Coordenadora de políticas de antidiscriminação

A Coordenadora de políticas de antidiscriminação desempenha as seguintes funções:

  • Fornece informações interna e externamente sobre os direitos de acesso a programas, serviços e atividades, independentemente de sexo, raça, cor, religião, crença, nacionalidade (incluindo proficiência limitada em inglês), identidade de gênero, renda, deficiência, idade, orientação sexual, etnia, informações genéticas, ancestralidade ou status de veterano.
  • Fornece informações internas e externas sobre o procedimento de queixa do EEA e a possibilidade de registrar uma queixa por discriminação.
  • Auxilia os membros do público a registrar queixas.
  • Serve como um único ponto de contato para os autores de queixas de acordo com o procedimento de queixa e os mantêm informados sobre o status das investigações.
  • Mantém o registro de queixas de antidiscriminação do EEA.
  • Quando apropriado, resolve as queixas informalmente.
  • Analisa, com a equipe apropriada, dentro de 30 dias corridos do início de cada ano fiscal e dentro de 30 dias do início de cada ano civil, todas as queixas no registro de queixas para identificar quaisquer padrões ou problemas sistêmicos. Auxilia na resolução de padrões ou problemas identificados do sistema.

Gráfico do processo de procedimento de queixa

 Caso a queixa tenha sido recebida oralmente, a Coordenadora de políticas de antidiscriminação deve assinar e colocar a data no documento.

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