I. 相关介绍
根据能源和环境事务执行办公室(“EEA”)的政策,任何人在任何EEA的计划、服务或活动中都不得因性别、种族、肤色、宗教、信仰、民族血统(包括有限的英语能力)、性别认同、收入、残疾、年龄、性取向、族裔、遗传信息、祖先或退伍军人身份而被剥夺福利或受到歧视、恐吓或报复。EEA还要求其承包商和受赠者遵守这一政策。
EEA力求确保全面遵守这一政策,并鼓励任何认为EEA或其任何雇员、承包商或保证人违反这一政策的人按照本投诉程序报告该违规行为。EEA认真对待此类指控,并承诺以公平、公正和及时的方式解决投诉。
本文件旨在为负责实施本程序的EEA工作人员提供指导,并为希望提交投诉的公众成员以及被要求响应投诉的EEA承包商和保证人提供指南。本程序无意且不会为除麻萨诸塞州联邦以外的任何一方在法律或衡平法上对麻萨诸塞州联邦的任何部门、机构或实体、其官员、雇员或代理人或任何其他人创造任何权利或利益,无论是实质性还是程序性的。
II. 提出投诉
A. 谁可以提交投诉?
任何人,如果他/她/他们或其他任何人认为自己受到了EEA或其雇员、承包商或受赠人因联邦或州非歧视法律禁止的行为的歧视,可以向EEA提交投诉。请注意,任何投诉都可能成为公开记录,并根据麻萨诸塞州公共记录法被披露。
投诉必须在涉嫌歧视行为发生之日或发现日期或涉嫌持续发生的最后一次事件发生之日起的180个自然日内提交。
B. 我的投诉应该包含哪些信息?
投诉应尽可能完整地描述涉嫌歧视的事实和情况。还应包括以下信息:
- 经历涉嫌歧视行为的人的姓名、地址和电话号码;
- 如果投诉人由律师或其他授权代表代理,请提供该律师或授权代表的姓名、地址和电话号码;
- 涉嫌歧视行为的日期或投诉人知道涉嫌歧视行为的日期,或最后一次发生的日期;
- 涉嫌歧视的官员或实体的姓名、地址和职务;
- 任何证人的姓名和联系方式,包括直接了解涉嫌歧视行为的EEA雇员或承包商;
请签名并注明日期。
C. 我如何/在哪里提交投诉?
投诉应提交给EEA非歧视协调员:Melixza G. Esenyie。您可以通过以下任何一种方式提交投诉:
通过电子邮件:
通过普通邮件、亲自递送或隔夜递送服务:
Melixza G. Esenyie
Non-Discrimination Coordinator
Executive Office of Energy and Environmental Affairs
100 Cambridge Street, Boston MA 02114
通过电话投诉则拨打(请注意,您的投诉诉将由非歧视协调员记录成书面形式: 617-626-1282
D. 如果我需要帮助提交投诉怎么办?
如果您因失明、视力低下或其他残疾、有限的英语能力或其他障碍而需要帮助提交投诉,请通过电子邮件联系非歧视协调员Melixza G. Esenyie,邮箱地址为:Melixza.Esenyie2@mass.gov,或通过电话联系:617-626-1282。EEA可能会为您提供翻译或口译服务或其他便利措施。
E. 除了EEA,还有其他地方可以提交投诉吗?
根据您的投诉性质,可能有一个联邦机构会审查您的投诉。EEA从一些禁止接受联邦资金的歧视行为的联邦机构获得资助,并有程序审查这些受资助者未能遵守联邦非歧视法律的指控。联邦法律禁止基于种族、肤色、民族出身(包括有限的英语能力)、性别、年龄和残疾的歧视。联邦机构不能审查EEA违反州非歧视法律的投诉,这些法律涵盖额外类型的歧视。
如需了解当前向EEA提供资助并可能考虑投诉的联邦机构名单,请联系非歧视协调员Melixza G. Esenyie,电子邮件地址为:Melixza.Esenyie2@mass.gov。
III. 处理投诉
A. 受理
负责的EEA员工: | 非歧视协调员 |
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完成期限: | 收到后10个工作日内 |
非歧视协调员必须记录所有投诉,并及时向投诉人确认收到投诉。如果确认不是通过信件或电子邮件进行的,则必须记录确认。
非歧视协调员必须评估所有投诉,并确定投诉是否可以非正式解决。非正式解决投诉需要投诉人的同意,并且必须在收到后10个工作日内完成。
如果投诉不能非正式解决,非歧视协调员必须将投诉转交给总法律顾问,通知首席工作人员,并在收到后10个工作日内更新非歧视投诉日志。
B. 筛选
负责的EEA员工: | 总法律顾问 |
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完成期限: | 收到后10个工作日内 |
在收到来自非歧视协调员的投诉后,总法律顾问将筛选投诉以满足以下最低要求:
- 投诉包含第II.B节中所要求的所有信息,并签名和注明日期。
- 投诉的主题是EEA或其员工、承包商或受赠人。
- 在假设投诉中所述的所有事实都是真实的,并且得出所有合理推论对投诉的主题不利的情况下,投诉说明了在提交投诉之日的180个日历日内发生的违反联邦或州非歧视法的行为。
如果总法律顾问确定一个或多个最低要求未被满足,总法律顾问将以书面形式将该决定告知投诉人和非歧视协调员。非歧视协调员将在收到总法律顾问决定后的10个工作日内更新非歧视投诉日志。
如果总法律顾问确定所有最低要求都被满足,总法律顾问将把投诉转交给首席工作人员进行分配,并在收到来自非歧视协调员的投诉后的10个工作日内更新非歧视投诉日志。
C. 分配
负责的EEA员工: | 首席工作人员 |
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完成期限: | 收到后5个工作日内 |
首席工作人员必须在收到总法律顾问决定后的5个工作日内采取以下行动之一:(1) 分配投诉进行调查和建议,并设定完成该调查的期限;或(2) 指示暂停调查,直到平行程序(如法院案件或执法调查)解决。在任何情况下,首席工作人员必须在收到总法律顾问决定后的5个工作日内采取行动。
- 选择调查员
在选择调查员时,首席工作人员应考虑投诉是否可能导致人员行动,投诉是否指控行为模式或习惯,调查是否可能需要技术专长以及调查员是否能保持公正。允许的调查员包括任何EEA员工以及经外部机构同意的分配给以下部门的员工:
- EEA人力资源
- HRD专业中心
- EEA高级员工
- 设定期限
首席工作人员应考虑投诉/调查的复杂性和撰写书面报告和建议的需要,并为调查员设定不少于30个日历日且不超过90个日历日的期限来完成报告。
- 暂停调查
投诉的主题可能与其他程序或调查(行政、民事或刑事)重叠。如果存在这种重叠,首席工作人员应考虑是否暂停投诉调查,直到其他程序或调查解决。首席工作人员应考虑:
- 调查会干扰其他机构的调查吗?如果是,应该优先进行哪个调查?
- 投诉是关于EEA正在进行的行政程序的预测结果吗?如果是,考虑是否应该等到行政程序完成后再进行调查。
- 投诉是关于EEA正在进行的行政程序所使用的过程吗?如果是,考虑迅速解决如何改进该行政程序,以及暂停可能导致需要重复整个或部分程序?
- 其他程序的解决是否会提供有助于投诉解决的事实信息?
首席工作人员必须以书面形式通知以下人员或部门已分配进行调查及其期限:(a) 投诉人;(b) 主题;(c) 非歧视协调员。如果投诉调查被暂停,首席工作人员必须以书面形式通知以下人员有关其他程序或调查的性质,但不透露任何机密信息:(a) 投诉人;(b) 非歧视协调员。
D. 调查和建议
负责的EEA员工: | 由首席工作人员分配 |
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完成期限: | 由首席工作人员确定 |
分配的调查员负责进行彻底且公正的调查,以便迅速、公平和公正地解决投诉,如果适当,还需提出建议。即使调查结果未发现法律违反,调查员也应考虑基于调查中收集的信息提出改进EEA做法的建议。
所有EEA员工都被指示:(1) 配合根据本投诉程序进行的调查,(2) 如实回答调查员提出的任何问题,(3) 向调查员提供其要求的任何EEA文件、书籍、记录或其他数据的访问权限,(4) 向调查员提供访问任何EEA场所进行检查的权限;(5) 按照首席工作人员的指示向调查员提供技术支持。
调查应包括采访投诉人、投诉人确定的任何证人、调查主题的相关员工(EEA或其承包商或受赠人)以及调查主题确定的任何证人。调查还应包括审查相关文件、检查相关场所,并在必要时咨询技术专家,包括法律顾问。
在调查结束时,调查员负责起草报告和建议。报告必须包括由优势证据支持的相关事实发现。报告还可以包括主题或EEA的强制性行动或建议行动。如果报告得出结论认为发生了违反州或联邦非歧视法的行为,报告必须包括该结论的理由。如果结论是发生了这种违反行为,报告必须至少包括一项旨在纠正违反行为、寻求或采取对员工的纪律处分和/或减少未来违反风险的强制性行动。
在完成草案报告和建议后,调查员必须将草案报告提交给首席工作人员,并通知非歧视协调员该提交。非歧视协调员必须更新非歧视投诉日志。
E. 接受或拒绝报告和建议
负责的EEA员工: | 首席工作人员 |
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完成期限: | 收到后30个工作日内 |
首席工作人员将审查根据本投诉程序准备的每份草案报告和建议。在收到后的5个工作日内,首席工作人员必须征求投诉人和主题的意见,并向他们提供:(1) 草案报告和建议;或(2) 草案报告和建议的摘要。意见提交期限应为10个工作日,除非首席工作人员因正当理由延长期限。在收到后30个工作日内或意见提交期结束后的15个工作日内(以较晚者为准),首席工作人员必须决定是否接受报告和建议,或做出修改。首席工作人员必须以书面形式将该决定告知投诉人、主题和非歧视协调员。非歧视协调员必须更新非歧视投诉日志,以反映投诉已处理完毕,并指明是否有任何要求或建议的行动。
IV. 其他杂项
A. 禁止报复
任何 EEA 的员工、承包商或受赠人不得因任何人行使其在任何联邦或州反歧视法下的权利或利用本投诉程序而对其进行报复。报复指控可按照本投诉程序,以与实质性违反反歧视的相同方式进行调查。
B. 时间计算和延长
如果某事件发生的最后一天是 EEA 办公室关闭的日期,则该事件必须在 EEA 办公室开放的下一天发生。
参谋长可以因正当理由延长本程序规定的任何期限。参谋长必须立即将任何延长的事实和理由通知反歧视协调员、当事人和投诉人。
C. 替代性争议解决
在投诉人和当事人同意的情况下,参谋长可以(但不需要)将任何投诉转交给由调解员主持的替代性争议解决(“ADR”)。调解员可以是 EEA 的员工、其他州机构的员工或第三方。如果使用第三方,ADR 的任何费用由当事人和投诉人承担。与调解员的讨论是自愿和保密的,但须遵守公共记录法下的任何必要披露要求,并且不会被调查员在按照本政策进行调查时使用。在 ADR 过程中,任何调查应暂停。如果 ADR 过程成功,调查可由参谋长处理,反歧视协调员必须更新日志以反映通过 ADR 处理的投诉。
D. 反歧视协调员的角色
反歧视协调员履行以下职责:
- 向内部和外部提供关于个人在不考虑性别、种族、肤色、宗教、信仰、国籍(包括英语能力有限)、性别认同、收入、残疾、年龄、性取向、族裔、遗传信息、祖先或退伍军人身份的情况下,以获悉关于计划、服务和活动的权利的信息。
- 向内部和外部通知 EEA 的投诉程序及提交歧视投诉的能力。
- 协助公众成员提交投诉。
- 作为投诉程序下投诉人的单一联络点,随时向投诉人通报调查状态。
- 维护 EEA 的反歧视投诉日志。
- 在适当情况下,非正式地解决投诉。
- 与相关人员一起,在每个财年开始后的 30 个日历日内和每个日历年开始后的 30 个日历日内,审查投诉日志中的所有投诉,以识别任何模式或系统性问题。协助解决已识别的任何模式或系统问题。
投诉程序流程图
如果收到口头投诉,非歧视协调员应签署并注明日期。